Keuzemogelijkheid

Omdat ze dat ook niet zullen worden, is een goede advisering door de ambtenaren van des te meer belang. De ambtenaar met al zijn expertise moet zich daarbij realiseren dat de wethouder die een beslissing moet nemen over nieuwe lantaarnpalen niet geïnteresseerd is in een exposé over de geschiedenis van de straatverlichting sinds pakweg 1870. De ambtenaar moet zijn informatie doseren, zodat de wethouder of de raad voldoende weet om een besluit te kunnen nemen. Belangrijk is ook dat de ambtenaar in zijn advies een keuzemogelijkheid biedt en niet ‘voorsorteert’ op de door hem gewenste oplossing door zijn vragen en voorstellen zo te formuleren dat de wethouder alleen nog maar kan kiezen tussen ‘ja’ of ‘ja, graag’. Simons: ‘Ook de toon waarop ambtenaren vragen stellen is belangrijk. Zo kennen we de manier van vragen stellen waarbij je – zonder dat het hardop wordt gezegd – achter de vraag ‘komma, sukkel’ kunt horen.’

Ambtenaren moeten zich kunnen verplaatsen in hun politieke opdrachtgever en rekening houden met diens wensen en doelen. ‘Wij benadrukken in ons boek en in onze trainingen: je bent dienstbaar, en niet alleen vanuit je inhoudelijke expertise. Je adviseert ook over de politieke besluitvorming. Als raadsleden hun stukken niet lezen, moet je zorgen dat ze op een andere manier aan de informatie komen die ze nodig hebben voor hun werk, als dat niet anders kan dan met een papieren stuk, probeer dat dan in elk geval duidelijker te schrijven. Daarmee bedoelen we vooral dat het raadslid duidelijk wordt wat precies van hem/haar verwacht wordt. Wij zeggen: ‘Jouw stuk is een instrument om de ander in zijn rol te helpen. Wethouders en raadsleden zijn geen inhoudelijke experts en hoeven dat ook niet te worden, ze moeten juist met behulp van jouw expertise een besluit kunnen nemen.’

Ambtelijke stukken zijn een instrument om beleid te maken. Dat betekent dat het ook de taak van de ambtenaar is om in die stukken de wethouder of de raad keuzemogelijkheden te bieden. Zoals wordt gesteld in het geheime handboek: als ambtenaar ben je geen voorvechter van een bepaald belang, maar voorbereider en uitvoerder van de wensen van de politieke wereld. Politieke sensitiviteit helpt ambtenaren om hun werk leuker te maken, om hun werk beter te doen en om de besluitvorming te verbeteren.

Kritisch

Dit betekent allemaal niet dat de ambtenaar overal alleen maar ja en amen op dient te zeggen. Integendeel zelfs, durf advocaat van de duivel te spelen, benadrukt Simons: ‘Je moet juist stevig in je schoenen staan en ruggengraat hebben. Durf kritisch te zijn, zolang het maar vanuit oprechte belangstelling is en dient om de stad beter te maken.’

Het probleem kan daarbij zijn dat niet iedere politicus even welwillend op tegenspraak reageert, om het netjes te zeggen. ‘Dat is lastig, maar je moet dat toch ook durven tegen iemand die misschien wel eens wat stevig van leer trekt. Niet bang zijn, niet wegduiken, maar als ambtenaar juist zijn geweten willen zijn. Misschien helpt het je te weten dat een wethouder geen ambtenaren kan ontslaan.’

Als dit proces is doorlopen en het besluit is genomen, dan is het de taak van de ambtenaar om loyaal en dienstbaar te zijn en het besluit uit te voeren, ook al ben je het er eigenlijk niet mee eens. ‘Dat is een lastige combinatie, je moet die twee kanten in je hebben. Alleen jaknikker zijn of juist altijd de hakken in het zand zetten is niet gezond.’ Het is een taak van de gemeentesecretaris om dat in het oog te houden en te signaleren als er ergens een probleem is: doet de ambtenaar het niet goed of doet de politiek het niet goed?

Het gaat er immers om dat de hele gemeentelijke driehoek raad – college – ambtenaren, met als verbindende schakels de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier, goed draait. De balans in het systeem moet goed zijn, anders gaan partijen los van elkaar werken en ‘grensoverschrijdend gedrag’ vertonen. ◼