Jonge ambtenaren kunnen dat beter

Switchen tussen thuis en kantoor

Tekst Pieter Verbeek Beeld Hilbert Krane

Hybride werken is niet meer weg te denken sinds de corona­pandemie. Een op de drie werknemers in ons land werkt nog steeds minimaal de helft van de tijd vanuit huis, ook nu het thuiswerk­advies allang is vervallen. Ook bij de overheid? Hoe gaan jonge ambtenaren ermee om?

Timo Meester: ‘Op één dag bespaar ik drie uur aan reistijd als ik thuiswerk’

‘Den Haag gaat door met hybride werken’

Van online vergaderen, ict- en arbovoorzieningen in de eigen werkkamers thuis tot thuiswerk­vergoedingen. Twee derde van de organisaties heeft het afgelopen jaar de voorzieningen en regelingen met betrekking tot hybride werken verbeterd. Dat blijkt uit een groot werkgeversonderzoek uitgevoerd door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), dat eind juni werd gepresenteerd.

Hybride is dan ook een blijvertje, denkt Timo Meester, specialist digitale communicatie bij de gemeente Den Haag. ‘Als de pandemie ons een ding heeft geleerd is dat thuiswerken, wanneer het mogelijk is, heel goed kan werken. Er zullen vast wel organisaties zijn die nu weer teruggaan. Dat is erg jammer. De gemeente Den Haag gaat in ieder geval door met hybride werken.’

Ook bij de provincie Zuid-Holland is dankzij het project Werkgemeenschap hybride werken steeds meer realiteit geworden voor de ruim 1600 ambtenaren. Brenda de Rave werkt samen met het team Gedragslab in het project aan de uitrol van deze nieuwe manier van werken. ‘Daarbij is goed kunnen samenwerken de basis van doelen behalen. Het is best lastig om bij hybride werken iedereen bij elkaar te houden, daarom probeer ik een communitygevoel te creëren. Bijna iedereen werkte voor corona elke dag op kantoor. Dat was de standaard. Nu hebben we best moeite om een deel van de collega’s weer terug naar kantoor te krijgen, omdat ze de vrijheid van thuis je eigen tijd indelen erg waarderen. Daarom neem ik als uitgangspunt: het kost tijd om hybride werken onder de knie te krijgen. Je moet dit plannen, afspraken erover maken en oefenen met de techniek en spelregels. Dat lukt niet in een dag.’

Bewuste keuze

Ook bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) is hybride werken ingeburgerd. Dat is onder meer te danken aan het project Hybride Werken, waarvan adviseur innovatie Michael van der Schans de afgelopen jaren projectleider was. ‘Voor mij betekent hybride werken bewust kiezen,’ vertelt hij. ‘Je maakt afspraken met je collega’s over waar, hoe en wanneer je werkt. Het geeft veel vrijheid. Digitalisering heeft zoveel mogelijk gemaakt. Het is veel makkelijker om elkaar te spreken, sneller te schakelen. Je hoeft niet op pad, het scheelt reistijd. Vorig jaar heb ik bijvoorbeeld tijdens de corona­periode 4 maanden vanaf de Atlantische kust in Frankrijk kunnen werken. Ik kan dat iedereen aanraden.’

Nu combineert Van der Schans het thuiswerken met naar kantoor gaan. ‘Het is 10 minuten van mijn keukentafel naar kantoor. Zolang er ruimte is, werk ik op kantoor. Hybride werken vraagt wel discipline en dat is nog niet voor iedereen even gemakkelijk. Je moet goed je agenda beheren. Als je fysiek op kantoor bent, probeer dan zo weinig mogelijk digitale afspraken te hebben bijvoorbeeld.’

Meester zou niet meer zonder hybride werken willen. ‘Ik denk niet dat ik een baan zou aannemen als hybride werken daar niet mogelijk was. In mijn werk is het heel erg belangrijk om af te wisselen. Als ik moet schrijven of andere concentratieklussen moet doen, kan ik dat het beste thuis. Als ik mensen wil ontmoeten, dan ga ik naar kantoor. Ook scheelt het zoveel tijd als ik thuiswerk. Denk aan je kleding strijken, je tas inpakken en je lunch voorbereiden. Ik woon in Amsterdam en werk in Den Haag. Ik moet anderhalf uur reizen om daar te komen. Op een dag bespaar ik dus alleen al drie uur aan reistijd als ik thuiswerk. Dankzij het hybride werken begint mijn werkdag vaak al thuis, daarna vervolg ik mijn werk in het openbaar vervoer en op kantoor heb ik dan tijd om collega’s te spreken en te ontmoeten.’

Brenda de Rave: ‘We hebben best moeite om een deel van de collega’s weer terug naar kantoor te krijgen’

Lockdown

En dat was anders in de lockdown, toen hij bij de gemeente startte in een andere functie. ‘Ik heb anderhalf jaar lang alleen vanuit huis gewerkt. Ik heb best wel wat moeilijke momenten gehad. De muren komen op je af, je creativiteit wordt minder geprikkeld. Je bent weliswaar elke dag superproductief bezig, maar een praatje bij de koffiemachine zat er niet meer bij. Het is een misconceptie dat thuiswerken makkelijk is.’

Ook de andere kant kent hij. Voor de pandemie werkte hij voor een communicatiebureau, op een kantoor zonder stilteruimtes. ‘Ik heb toen een noise cancelling koptelefoon gekocht. Dat was mijn redding. Dat kan ik echt iedereen aanraden.’

Het was dan ook even wennen voor Meester toen hij naar kantoor mocht. ‘Het is net alsof je een eerste werkdag hebt, bij een organisatie waar je al anderhalf jaar werkt. Inmiddels leer ik de kantooromgeving ook steeds beter kennen, net als mijn collega’s. Het is erg fijn om op kantoor te werken en mensen te ontmoeten als je aan een nieuwe baan begint. Dat heb ik anderhalf jaar geleden wel gemist.’

De Rave geniet ook van hybride werken. Ze woont in Scheveningen vlak bij het strand, en doet daar regelmatig een overleg met collega’s. ‘Dat bevordert de creativiteit. Je kunt daar veel losser praten en je zintuigen worden geprikkeld. Dat doet wat met je werkplezier en oplossingsvermogen. Maar ik vind het ook heerlijk op kantoor. Daar ga ik het gesprek aan met iedereen en verbind ik projecten van anderen met de mijne. Thuis doe ik vooral concentratie­werk en af en toe een Teams-afspraak.’

Alleen maar thuiswerken is in ieder geval iets wat ze nooit meer wil. ‘Dat ging bij mij niet zo goed. Ik werkte toen in een hectische baan van 9 tot 5 met alleen maar Teams-overleggen. En tegelijkertijd stroomde mijn mailbox maar vol. Normaal regelde ik van alles al op de gang met collega’s, nu moest dat allemaal online. Ik verloor besef van tijd en plaats. Vandaar dat ik nu extra betrokken ben bij dit project om dit goed te organiseren.’

‘Het kost tijd om het onder de knie te krijgen’
‘Je moet meer eigenaarschap pakken’

Techniek

Hybride werken staat of valt dan ook met tech­niek, stelt Meester. ‘Voor mijn werk heb ik een snelle computer nodig, maar ook goed internet en een telefoon. Verder heb ik een comfortabele plek om te zitten en software nodig die goed werkt. Dat faciliteert de gemeente allemaal voor mij. Daar moet je als organisatie niet op bezuinigen. Anders gaat je dat onder aan de streep geld kosten.’

Aan de faciliteiten ligt het bij de NVWA in ieder geval niet. Dankzij het project Hybride Werken is de nieuwe manier van werken in de lijn opgenomen, ligt er een visie, is er een toolkit gemaakt voor leidinggevenden én voor werknemers. Van der Schans: ‘Het projectteam had echt een aanjaagrol en nu staat alles. Hybride werken is de werkelijkheid nu, het is de manier van werken.’

Naast techniek is het vooral belangrijk dat het invulling geeft aan veel persoonlijke behoeftes, stelt hij. ‘Goede afstemming is daarom nodig. Als we een brainstormsessie met het team plannen op kantoor, dan moet ook iedereen echt komen. En dan moeten niet ineens vijf mensen van afstand meedoen.’

Maar dan moet wel iedereen weer terug naar kantoor willen komen. Zowel bij de provincie als bij de NVWA zijn er dus collega’s die liever vooral alleen thuis blijven werken. Van der Schans: ‘Daar zijn allerlei redenen voor, van gezondheidsredenen tot mensen die dankzij de pandemie hebben ervaren hoe fijn het is om vanuit huis te werken. Voor 80 procent van de mensen is hybride werken goed, voor 5 procent zijn er kaders en normen nodig, met hen moet je in gesprek. Ieder heeft zijn eigen verhaal daarbij. Dat heeft corona wel laten zien.’

Sociale cohesie

Een veelgehoorde angst voor hybride werken is dat die mensen minder verbinding hebben met kantoor en met collega’s. Gaat hybride werken niet ten koste van het teamgevoel? Dat is inderdaad wel een uitdaging, stelt Meester. ‘Het is best moeilijk om een teamgevoel te krijgen met collega’s die nooit op kantoor komen. Op kantoor voel je je meer onderdeel van de organisatie. Het hoeft geen probleem zijn als je duidelijke afspraken maakt. In ons team hebben we duidelijke afspraken gemaakt dat we elkaar op bepaalde vaste momenten treffen, ook online.’

Ook Van der Schans zegt het teamgevoel weleens te missen, wanneer veel collega’s vanuit huis werken. Het vraagt tegelijkertijd ook juist een proactieve houding van werknemers om dat gevoel wel te houden. ‘Je moet meer eigenaarschap pakken. Als je start in een nieuwe functie moet je bijvoorbeeld zelf je kennismakings­gesprekken inplannen. Wat hybride werken heeft gebracht, is dat je nu goed kijkt naar de aard van het werk en je persoonlijke behoefte om te bepalen hoe je het werk invult.’

Michael van der Schans: ‘Als je fysiek op kantoor bent, probeer dan zo weinig mogelijk digitale afspraken te hebben’

Jonge ambtenaren

En jonge collega’s kunnen dat best goed, soms zelfs beter dan de meer ervaren ambtenaren, stelt De Rave. ‘Zij maken over het algemeen makkelijker de switch tussen kantoor en thuis. Sommige medewerkers zijn meer gebrand op patronen. Vroeger stond je op en ging je standaard naar kantoor. Door de corona­crisis zijn we gewend geraakt dat al het werk vanuit thuis kan. Maar het is juist nu belangrijk dat we het nut en de noodzaak inzien van naar kantoor komen. Om informeel elkaar te ontmoeten bij het koffieapparaat, om ideeën op te doen en nieuwe collega’s in te werken. Even een praatje maken over hoe het weekend was of een borrel zo nu en dan. Dat is ook werk. Juist jongeren geven aan dat ze dit belangrijk vinden.’ ◼

Deel dit artikel