Nieuwe manieren van werken

Organisaties op de schop

Tekst Pieter Verbeek

Beeld Aagjestudio en Hilbert Krane

Werken als een overheid, samen met de samenleving. Het is een van de organisatie­veranderingen waarmee veel overheden bezig zijn. Dat blijkt soms een lastige opgave, die impact heeft op de ambtenaren die erin mee moeten. Vooral op ervaren collega’s, zeggen twee jonge ambtenaren, die in hun baan te maken krijgen met nieuwe manieren van werken. ‘Jongere generaties werken meer vanuit een urgentie.’

Mart Nooijen: ‘Werken aan een uitdaging, aan complexiteit, is steeds meer in opkomst’

‘Je gaat minder sturen en meer samenwerken’

Samenwerken met maatschappelijke partners aan de grote vraagstukken die er liggen in onze samenleving, is iets wat steeds meer overheden aan het verkennen zijn. De provincie Zuid-Holland brengt het al in de praktijk in de Groene Cirkels, een netwerk van innovatieve bedrijven, kennis­instellingen, overheden en maatschappelijke organisaties die samen werken aan duurzaamheids­oplossingen, waarbij de natuur een belangrijke rol speelt. Hierbij is er niet een partij die de oplossing heeft. Elke Groene Cirkel is een alliantie waarbij partners werken aan een thema. Zo werkt Heineken bijvoorbeeld samen met de provincie en het hoogheemraadschap van Rijnland en Wageningen University aan een klimaatneutrale bierketen. ‘In een Groene Cirkel werken we gezamenlijk aan een gedeelde droom,’ legt beleidsmedewerker Mart Nooijen van de provincie Zuid-Holland uit. Zelf werkt hen aan de Groene Cirkel Tuin van Holland en de Groene Cirkel Duurzame Fritesketen. ‘Die gelijkwaardigheid is echt anders en heel belangrijk. Het betekent dat je als overheid ook echt zelf wat moet doen om die gezamenlijke droom dichterbij te laten komen. Je gaat minder sturen en meer samenwerken.’

Naast elkaar

En dat is een breuk met hoe de overheid altijd werkte, stelt Nooijen. ‘Nederland is natuurlijk echt een land van polderen, van compromissen sluiten, de middenweg zoeken. We zaten vooral tegenover elkaar aan tafel om te onderhandelen. Het was geven en nemen. Werken aan een gezamenlijke droom is anders. Je staat niet tegenover elkaar maar werkt naast elkaar als collega’s in het realiseren van die droom waar we allemaal belang bij hebben. Dat betekent dat je veel transparanter naar elkaar moet zijn. In de praktijk gaat het meer over softe dingen dan over dingen als contracten. We moeten investeren om elkaar als gelijkwaardige partners te leren kennen, om dezelfde taal te leren spreken. In de Tuin van Holland zijn dat bijvoorbeeld chefs, boeren, overheden, inkopers en tussenpartijen. We investeren veel in het proces om elkaar beter te begrijpen.’

Dat wordt nog lang niet door iedereen begrepen. Als Nooijen uitlegt aan collega’s bij de provincie wat voor werk hen doet binnen de Groene Cirkel vinden die dat vaak ongrijpbaar. ‘Wat doen jullie allemaal? Kan het niet efficiënter? Pas als je vruchten kunt plukken leidt het ergens toe,’ vertelt Nooijen. ‘Maar de Groene Cirkels zitten in een pilotfase. In deze nieuwe manier van werken moet je nu eenmaal tijd investeren in mensen leren kennen, om vooruit te komen. Dat vraagt vaak overtuigingskracht en kost tijd, maar leidt ook tot resultaten die hiervoor onbereikbaar leken. Als overheid ontwikkelen we vaak beleidsinstrumenten met de beste intenties, die te ver van de praktijk staan. Binnen die Groene Cirkels werk je als ambtenaar buiten je organisatie. Je verdiept je in de ander. Hoe werkt het boerenbedrijf? Wat heeft dat nodig?’

Een goede ambtenaar is volgens Nooijen dan ook iemand die zich verdiept in de praktijk. ‘Iemand die echt wil weten wat je beweegt, wat je tegenhoudt en waar je wakker van ligt. Je kunt bijvoorbeeld niet als ambtenaar werken aan de Groene Cirkel duurzame fritesketen als je niet weet wanneer het aardappelseizoen is.’

Nieuwe ambtenaar

Het vraagt volgens Nooijen om een nieuw soort ambtenaar. ‘Je kunt eigenlijk niet langer ambtenaar zijn van een domein. Je bent ambtenaar van een opgave. Dat zie ik steeds meer opkomen: werken aan een uitdaging, aan complexiteit. Wat mij betreft, worden we dan ook in plaats van domeinspecialist meer praktijkspecialist, gericht op een bepaalde opgave. Natuurlijk blijven specialisten nodig, in mijn veld is dat bijvoorbeeld iemand die alles weet over biodiversiteit, maar over het algemeen moeten we meer opgavegericht werken.’

Die nieuwe ambtenaar moet dus leren samenwerken met gelijkwaardige maatschappelijke partners. Dat is volgens Nooijen een complex spel. ‘Ik heb nog geen dag gehad waarop ik dacht het antwoord te hebben. Dat maakt het interessant, het vraagt wat van de mensen. Er is dan ook minder onderscheid tussen wie je bent in je persoonlijke leven, en wie je bent als ambtenaar. Een boer ben je ook 24 uur per dag. Als ambtenaren nemen we bijvoorbeeld vaak bewust afstand. Maar als betrouwbare partner moet je je eigen persoon meenemen, en werken vanuit je eigen motivatie. Je neemt jezelf mee in je werk. Je ligt ergens wakker van. Je komt er voor uit dat je nog geen antwoord hebt, maar je blijft samen wel proberen.’

Hen is erg enthousiast over deze nieuwe manier van werken en denkt dan ook dat uiteindelijk alle ambtenaren meer zo gaan werken. ‘Dat maakt ook het werken bij de overheid aantrekkelijker voor jonge professionals. Jongere generaties werken vanuit een urgentie. Hun verantwoordelijkheidsgevoel is groot. Dat is natuurlijk ook bij oudere generaties, maar bij jongeren is het persoonlijker. We moeten het nu wel goed doen met de wereld, anders kon het wel echt eens fout gaan. Die opdracht voelen ze. Ze maken zich persoonlijk zorgen over de wereld. Daarom zitten ze persoonlijker in hun werk omdat ze iets willen bereiken.’

Daarom kiezen veel jonge professionals om te werken bij ngo’s of start-ups, om vanuit vrijheid te werken aan verandering, impact te maken en vanuit idealen te werken. Terwijl je volgens Nooijen juist ook bij de overheid kunt werken. ‘Hier kun je vanuit het systeem impact maken. En ja, het is een systeem met eigen regels en wetmatigheden, het kan een heel stroperig proces zijn. Daarom staat het nog veel jongeren tegen, dat het te traag gaat. Ik vind dat heel jammer. Juist met nieuwe generaties kunnen we herdefiniëren wat het betekent om een goede ambtenaar te zijn.’

Eigenaarschap

Ook in de gemeente Nieuwegein werken ze aan een nieuwe manier van werken. Organisatiebreed werkt de gemeente aan een organisatieontwikkeling op basis van drie pijlers, vertelt beleidsadviseur sociaal domein en coördinator Nieuwegein Stadspas Esra Cebbar. ‘Als eerste zijn we bezig met integraliteit binnen de organisatie. Als ambtenaar werk je samen aan maatschappelijke vraagstukken, dus niet meer alleen vanuit je eigen vakdiscipline. Natuurlijk heeft iedereen nog een eigen stukje expertise, maar we werken echt samen. Je staat er nooit alleen voor.’

De tweede pijler is eigenaarschap tonen in het werk. Cebbar: ‘We weten wie wat doet, wat de rollen zijn, wat de verantwoordelijkheden zijn. We brengen iemand in positie zodat die verantwoordelijkheid krijgt voor zijn eigen werk. Je kunt niet meer zeggen: dit is niet mijn beleidsveld, je moet naar een ander loket. Als je echt integraal werkt met eigenaarschap kun je nooit iets over de schutting gooien. De derde pijler is dat we werken vanuit de bedoeling. We willen goede duurzame oplossingen bereiken en daarvoor gaan we in dialoog met alle betrokken mensen, met inwoners maar ook maatschappelijke organisaties. We nemen meer tijd voor en na een project. Als je aan de voorkant meer tijd neemt in de voorbereiding, kan de uitvoering sneller. Als je goed evalueert na afloop kan de uitvoering een volgende keer ook sneller. Voor wie doen we het, hoe doen we het? Wat is de toegevoegde waarde?’

Esra Cebbar: ‘Strakke regels worden zachte kaders, het wordt meer fluïde’

Vanuit de inwoners

Door deze organisatiefilosofie zullen de Nieuwegeinse ambtenaren uiteindelijk veel meer werken vanuit de inwoners, in plaats vanuit beleidsvelden en de mogelijkheden die zij zelf zien, stelt Cebbar. ‘We werken nu met integrale teams, die themagericht werken. In die teams werken professionals met elkaar omdat ze allemaal te maken hebben met het thema, het vraagstuk waaraan ze werken. Voor de inwoner is het voordeel dat die maar een keer contact hoeft te hebben met de gemeente. Ik ben echt voorstander van deze maatwerkaanpak. Strakke regels worden zachte kaders, het wordt meer fluïde. Het moreel besef van de ambtenaar zal ook groter worden. Hoever mag je gaan om je inwoners te helpen? Hoe zorg je ervoor dat niet alleen de schreeuwers worden geholpen, maar ook de stille meerderheid?’

Nu moet de organisatieontwikkeling nog landen in de organisatie. Cebbar: ‘Kijken bij welke programmalijn iets het beste past moet vast onderdeel worden van ieders werk. Je merkt dat jonge collega’s zich gemakkelijker meebewegen met de nieuwe koers dan de meer ervaren collega’s die al jaren hetzelfde werk doen. Jonge ambtenaren nemen zelf nieuwe ideeën mee. Wat kan beter? De uitdaging is om nu echt alle ambtenaren mee te krijgen. Van de groenwerkers tot de juristen. Alle neuzen dezelfde kant op krijgen, is echt nog een uitdaging. We moeten ons daarin de komende tijd verdiepen hoe we dat kunnen doen.’ ◼

Deel dit artikel