Witte vlekken in het brein van de overheid

Wijs met kennis

Cem Sentürk: ‘Oudere ambtenaren zouden actief kennis moeten overdragen’

Tekst Ellen Röling Beeld Hilbert Krane en Gertjan van Ginkel

De komende jaren gaan duizenden ambtenaren met pensioen. Daarmee verdwijnt een stabiele “database” vol waardevolle kennis, onkenbare weetjes en organisatie­geheugen. Hoe borg je die kennis anno 2022? Zeker in een arbeidsmarkt waarin een baan voor het leven niet meer bestaat. Jonge ambtenaren trekken aan de bel en willen het onderwerp agenderen voordat het te laat is.

‘Ervaren senioren zou je eigenlijk in hun laatste jaar minstens 80 procent moeten vrijmaken om jongere collega’s op te leiden,’ stelt Cem Sentürk, constructeur CIV bij het ingenieursbureau van gemeente Den Haag. Toen hij na de TU Delft zijn eerste voet binnen het bureau zette, zag hij onmiddellijk van wie hij nog veel hoopte te leren. ‘Op de universiteit leer je rekenen, in de praktijk leer je pas hoe je dat kunt toepassen. Wij hebben een beroep waar je ervaring voor nodig hebt. Binnen de afdeling zitten die kennis en ervaring voor een groot deel bij een kern van vijftigers en zestigers die al heel lang bij de gemeente werk. Deze kern stuurt een schil van jongere medewerkers aan en zorgt voor kennisoverdracht.’ In augustus 2022 gaat de eerste senior met pensioen, aldus Sentürk. ‘We moeten iets doen om de kennis van zijn generatie te behouden. Ik heb er zelf voor gezorgd dat ik door een van die collega’s begeleid word. Maar wat mij betreft, zou dat bewuster, breder en intensiever moeten dan nu gebeurt, om te voorkomen dat waardevolle kennis straks voor altijd verdwijnt. We hebben bijvoorbeeld tekenaars die nog op papier hebben leren tekenen. Die mensen hebben een uniek inzicht en hun skills zijn sowieso zeldzaam in de huidige arbeidsmarkt.’ Collega’s die vlak voor hun pensioen staan, worden stapsgewijs minder betrokken bij nieuwe projecten, zegt Sentürk. ‘Ik zou zeggen, geef ze een nieuwe taak: actieve kennisoverdracht. Bijvoorbeeld, neem ons mee op excursie naar speciale projecten en vertel hoe je die hebt aangepakt, leg kennis vast in presentaties, maak een cursus van hoe wij hier projecten doorrekenen en geef individuele begeleiding. Dan kun je met een voldaan gevoel afscheid nemen.’

Stabiele basis Bij kennisoverdracht in een organisatie gaat het over meer dan alleen puur technische kennis. De meest waardevolle kennis is bedrijfsspecifieke kennis. Zoals kennis over hoe je succesvol processen aanpakt en samenwerkt binnen de organisatie, over bedrijfscultuur, en over het collectieve geheugen van de organisatie. ‘Projecten in stedelijke ontwikkeling beslaan soms jaren, soms decennia,’ vertelt Brian Nap, beleidsmedewerker bij DSO Stedenbouw en Planologie van Den Haag. ‘Nu kunnen we nog veel vragen aan de oudere, ervaren stedenbouwkundigen die soms al vanaf het begin bij zo’n project betrokken zijn. Zij weten nog precies waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Als die kennis niet wordt overgedragen, kun je gemakkelijk een verkeerde afslag nemen. En dat is in ons geval catastrofaal omdat het om grote projecten en miljoenen euro’s gaat.’

Brian Nap: ‘Nu kunnen we nog veel vragen’

Nap maakt zich ook zorgen over continuïteit in participatieprojecten. ‘Ik loop in Zuidwest-Den Haag mee in de herstructurering van een wijk. De samenwerking met de bewoners is gevoelig. Je wilt daar geen vergissingen maken of mensen ergeren met je gebrek aan kennis. Het moet niet zo zijn dat zij jou moeten inwerken.’ Zelf werkt hij in langlopende ontwerpprocessen daarvoor nauw samen met een senior volgens het vierogenprincipe. ‘Ik pak steeds meer zelfstandig op en koppel dat terug. Mocht iets in het proces escaleren, dan schuift hij aan. Dat werkt goed.’ Dat jongere generaties ambitieus zijn en vaker van baan wisselen, maakt de kennisoverdracht en borging er niet makkelijker op. ‘Hoe je dat opvangt? Hoe eng ook, de kennis van een organisatie zal meer fluïde worden. Misschien dat ontschotten werkt. Door brede multidisciplinaire samenwerking beleg je kennis breder in de organisatie. We moeten dit hoe dan ook oplossen. Want dit speelt niet alleen bij de overheid, zo is het bij alle werkgevers waar ik heb gewerkt.’

Doorstromen

Bij de Belastingdienst gaan tot 2032 zo’n 10.000 medewerkers met pensioen. Dat is bijna 40 procent van de medewerkers. ‘Het belang van kennisoverdracht en mensen laten doorgroeien staat hier niet ter discussie,’ stelt Jacco Arends, implementatiemanager

en bestuurslid van B/Jong, een belangenorganisatie voor jongeren bij de Belastingdienst met 3.400 leden. ‘Helaas horen we van veel leden dat senioren de lastigere en dus uitdagendere klussen zelf oppakken. Terwijl dat juist een uitgelezen kans is om een jongere ervaring op te laten doen en je kennis over te dragen.’ Als geen ander weet hij dat je alleen goed wordt in je vak als je mensen om je heen hebt waar je van kunt leren.

Zelf was hij jarenlang professioneel badmintonner en speelde hij op de Olympische Spelen in Rio de Janeiro. ‘Ik moest met mensen trainen die beter waren om mij zo optimaal mogelijk te kunnen ontwikkelen. Zo is het ook op het werk. Er moet een natuurlijke kennisoverdracht zijn. In het begin kreeg ik een seniore collega als buddy. Van haar leerde ik meer dan de cursussen en opleidingen die ik heb gedaan.’ B/Jong onderneemt zelf actie met onder meer een eigen Reverse Mentoring-programma, waarbij jongeren als mentor aan directeuren en afdelingshoofden worden gekoppeld. Ook organiseren ze kennisevenementen. ‘Maar het belang dat jonge collega’s doorstromen en

waardevolle kennis opdoen zodat ze de plekken van vertrekkende collega’s kunnen innemen, blijft urgent.’ Om het belang ervan te benadrukken zat B/Jong in juni aan tafel bij Marnix van Rij, staatssecretaris Fiscaliteit en Belastingdienst, samen met directeur-generaal Peter Smink en Mariska Plomp, directeur van SSO O&P. ‘Toen hebben we besproken hoe we de doorstroming het beste kunnen aanpakken om te zorgen dat de organisatie sterk blijft. In sommige organisatieonderdelen komt dit al goed op gang. Maar er is nog veel winst te behalen.’ ◼

Jacco Arends: ‘Van een seniore buddy leerde ik meer dan ik tijdens mijn opleidingen deed’

Deel dit artikel