Merlijn van Hulst is als bestuurskundig onderzoeker werkzaam bij het departement Public Law & Governance van de Tilburg Law School. Samen met Martine de Jong en Ingmar van Meerkerk en het kennisknooppunt Participatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft Van Hulst onlangs zestien vuistregels voor participatie opgesteld. De Jong werkt als adviseur Samenwerken bij TwynstraGudde en als onderzoeker aan de Erasmus Universiteit. Van Meerkerk is hoofddocent bestuurskunde aan de Erasmus Universiteit. Volgens de drie onderzoekers lijken vuistregels overbodig, maar is dat toch niet zo. ‘Het zijn een beetje open deuren,’ zegt Van Hulst. ‘Althans dat dachten we. In eerste instantie waren we vooral bezig met wat er achter die open deuren zit. Terwijl we met die achterliggende subtiliteit bezig waren, kwamen we erachter dat mensen toch ook op zoek waren naar lijstjes. Het bleek toch nodig en nuttig om vuistregels nog eens op een rijtje te zetten.’

Spanning Daarbij gingen de drie te rade bij zowel de wetenschap als de praktijk. ‘Van gemeenten kregen we plannen van aanpak, leidraden, checklists en dergelijke, vertelt De Jong. ‘Ook hebben we de moties bestudeerd die vanuit bijvoorbeeld de gemeenteraad op deze handvatten zijn gekomen. Verder hebben we onze bevindingen langs een internationale maatlat en verschillende wetenschappelijk artikelen gelegd. De resultaten hebben we getest in twee focusgroepen met participatieprofessionals uit de praktijk. En via sociale media hebben we ook om reacties gevraagd.’ Die reacties waren overwegend positief, zegt Van Meerkerk. ‘Men herkende zich in de vuistregels en in de worsteling of spanningen om ze in de praktijk te brengen. Dat we een overzicht hadden gemaakt, vonden de respondenten fijn. Dat kwam ook overeen met wat we in de focusgroep hoorden.’ ‘Een van de vuistregels is ook uit die groep gekomen,’ vult De Jong aan. ‘Die gaat over: waar sta je zelf voor? Het gaat over de spanning tussen wat een opdrachtgever van je vraagt en wat je zelf oké vindt.’ Participatietrajecten worden chronisch onderschat, zegt Van Meerkerk. ‘Er wordt veel te gemakkelijk over gedacht: we wijzen wat professionals aan om het te organiseren maar wat er verder bij komt kijken wat betreft organisatiecontext en bestuurlijk context... Daarover wordt vaak te weinig nagedacht.’ ‘Het moet overal en altijd, lijkt het wel’, vult Van Hulst aan. ‘Maar je doet het er niet even bij. Een goed participatietraject is verdraaid lastig.’

Zinloos Gaan de zestien vuistregels dat gemakkelijker maken? Niet zonder in te gaan op hoe je ze in de praktijk brengt en wat daar allemaal bij komt kijken, zeggen deze onderzoekers. Van Hulst: ‘In feite proberen we met de vuistregels een gesprek op gang te brengen. Maar ondertussen gaan wij op zoek naar manieren om de achterliggende dilemma’s waar professionals tegenaan lopen, boven tafel te krijgen. Vuistregels zonder achterliggende gedachte over wat participatie is en hoe het proces moet gaan, zijn in mijn ogen zinloos.’ Het gaat bij die achterliggende gedachte om vragen als: wat is tijdig? Of: hoe transparant moet je zijn en moet je naar alle stakeholders even transparant zijn? Of: hoever moet je gaan om alle stakeholders te betrekken en te informeren? Achter elke vuistregel gaan worstelingen schuil, zegt De Jong. ‘Dat zit soms in de tijdsdruk of de lastigheid om in een vroeg stadium kaders te moeten stellen. Gemeenteraden kunnen aan de voorkant roepen om optimale participatie maar kunnen later in het proces terugkrabbelen als ze iets van hun zeggenschap prijs moeten geven.’ Van Meerkerk: ‘In al die worstelingen zie je ook rode draden: politieke dynamiek speelt bijvoorbeeld een rol, maar ook het gedrag van mensen, bijvoorbeeld angst om zaken te kunnen en/of willen delen.’

Borduurwerkje Eigenlijk draait het om het repertoire dat professionals nodig hebben om met de vuistregels om te gaan. De Jong: ‘De rommelige achterkant van het borduurwerkje, als het ware. Die weerbarstigheid willen we werkbaar maken.’ ‘Het repertoire dat participatieprofessionals in huis moeten hebben omvat natuurlijk het kennen en kunnen inzetten van de vuistregels,’ zegt Van Hulst. ‘Vuistregels goed toepassen, zo weten zij, vergt ervaring en gevoel voor timing. ‘Daarnaast,’ zegt De Jong, ‘is het bij participatie belangrijk om in de eigen organisatie een goed netwerk te hebben, de onderstroom aan te voelen en te weten hoe de hazen lopen.’ ‘Er komt veel “grenswerk” bij kijken: het verbinden van en mediëren tussen verschillende belangen en logica’s, die van bewoners, ambtenaren en bestuurders. En het vertalen van kennis en perspectieven over organisatorische en institutionele grenzen heen,’ vult Van Meerkerk ten slotte aan.