Wondermiddel is het niet, maar:
Spannend, afwisselend en een stap in de goede richting
Tekst Dave Schut Beeld Provincie Utrecht
‘We moeten ons inleven in de wereld van inwoners.’ Als secretaris en algemeen directeur van de provincie Utrecht overziet Anneke Knol de manier waarop ambtenaren hun werk doen. Ze vertelt wat opgavegericht werken zo effectief maakt, en wat de valkuilen zijn.
Een van de grootste voordelen van opgavegericht werken is een verbeterd contact met betrokkenen, zegt Anneke Knol
‘Er zijn ook taken die een slankere aanpak vragen’
Volgens Anneke Knol zijn er nogal wat definities van opgavegericht werken. ‘Niet alleen tussen organisaties onderling,’ zegt ze, ‘maar ook binnen dezelfde organisatie. Dat maakt het gesprek erover complex. De overheid kent veel grote opgaven waarvoor we de oplossing niet meteen helder voor ogen hebben. Bovendien hebben we niet zelf de sleutel in handen; er is samenwerking nodig met vele andere partijen. Een normale, projectmatige aanpak werkt dan niet.’ Ze noemt de grote transities. ‘Stikstof, duurzaamheid, klimaat. Dat zijn geen dossiers waarvan je precies kunt zeggen wat er moet gebeuren. Dus moet je eerst vaststellen welke rol je als overheid precies hebt en met wie je kunt samenwerken. Alle betrokken organisaties moeten op een logische manier met elkaar worden verbonden.’
Stappenplan Dit betekent niet dat een stappenplan overbodig is, benadrukt Knol. ‘Er is wel coördinatie nodig. Maar het plan zit anders in elkaar dan voorheen.’ Utrecht heeft hiervoor opgavemanagers in dienst. ‘Zij treden op als ambtelijk opdrachtgever. Ze verbinden de partijen buiten de organisatie en de betrokken medewerkers binnen de provincie met elkaar. En ze zorgen ervoor dat er een plan wordt gemaakt.’ Volgens Knol zijn van tevoren duidelijke afspraken vereist. ‘Niet alleen afspraken tussen de overheid en de buitenwereld, maar ook in de eigen organisatie. Wat denken we nodig te hebben, de komende periode? Die vraag dien je samen te beantwoorden, onder leiding van de opgavemanager. Al kan er gedurende de opgave natuurlijk worden bijgestuurd. Ook dat is er onderdeel van.’
Rioolwater Door deze voorbereiding krijgt de provincie een scherper beeld van wat er te doen staat. ‘Daarbij bestuderen we meer dan alleen onze eigen wettelijke taak. Wij werken samen met gemeenten, de waterschappen en het rijk. Het is belangrijk om niet alleen met je eigen onderdeel bezig te zijn.’ ‘Neem wateroverlast; dat is op meerdere manieren een groot thema. Wij hebben de gemeenten nodig om rioolwater af te voeren, de waterschappen om de rivieren te controleren. Daar is voortdurende interactie voor nodig. Moet het water worden vastgehouden of juist afgevoerd? Water houdt zich niet aan een enkele taak, daar is zo’n thema veel te complex voor.’
‘Je moet waken
voor blind enthousiasme’
Nieuwe tramlijn Knol is ervan overtuigd dat de meeste overheidsinstanties zich hier inmiddels bewust van zijn. ‘Voordat ik bij de provincie kwam, werkte ik bij twee gemeenten. Daar werd ook al op deze manier gewerkt. Het gebeurt overheidsbreed. De manier waarop verschilt per instantie, maar de basis is dezelfde. Bij de meeste leeft de gedachte dat niet het proces of de wet centraal moet worden gesteld, maar de opgave. Zo voorkom je dat je zonder nadenken aan het werk gaat.’ Ook bij andere opdrachten kan opgavegericht werken hulp bieden. ‘De aanleg van een nieuwe tramlijn bijvoorbeeld. De opgave is dan niet die tramlijn, maar het opzetten en onderhouden van goed openbaar vervoer. Die ene tramlijn kun je dan projectmatig aanleggen, maar ondertussen zie je die steeds in een groter geheel.’ Toch moeten de taken die snel en efficiënt kunnen worden uitgevoerd, gewoon snel worden gedaan, waarschuwt Knol. ‘Als je een simpele taak te groot maakt, dan kun je je laten meeslepen. Je moet efficiënt het werk uitvoeren. Natuurlijk sta je altijd open voor het gesprek, maar als het duidelijk is, is het tijd om aan de slag te gaan. Anders wordt het zonde van de mankracht. Alles wat we doen, kost immers belastinggeld. Men mag van ons verwachten dat we dat geld op een slimme manier uitgeven. Waar opgavegericht werken niet nodig is, kan voor een slankere aanpak worden gekozen.’
En-en-en Een van de grootste voordelen van opgavegericht werken, is een verbeterd contact met betrokkenen, zegt Knol. ‘Zo hebben wij als provincie veel contact met boeren. Recent natuurlijk vanwege de landbouwtransitie, en ook omdat ze eigenaar zijn van land dat zakt en dat niet nog verder mag zakken. Maar ook bij andere thema’s, zoals duurzaamheid. We proberen niet meteen eisen te stellen, maar vragen ze eerst om mee te denken. Hoe kunnen we er samen voor zorgen dat er meer ruimte komt voor weidevogels? Om maar iets te noemen. Voor al die thema’s is samenwerking nodig, dus kun je maar beter het gesprek aangaan. En niet vanuit losse taken, maar vanuit de overkoepelende opdracht, anders krijgen ze iedere dag iemand anders aan de deur. Dat is niet alleen slecht voor de verbinding tussen inwoner en overheid, maar is ook gewoon niet effectief.’ De juiste benadering verschilt vervolgens ook weer per persoon, aldus Knol. ‘De een vindt het prettig om iets digitaal te regelen, want die is handig met het internet. Maar een ander krijgt liever iemand van de overheid op bezoek. Het is van belang dat je openstaat voor – en je inleeft in – de wereld van inwoners. Wij gebruiken als provincie ook verschillende kanalen. Eerst ging alles per telefoon of brief, maar nu houden we sociale media bij. We grijpen alle mogelijkheden aan om met inwoners in contact te komen. Al mogen sociale media geen vervanging worden van het persoonlijke gesprek. Het is en-en-en. Dat maakt het complex, maar ook spannend en afwisselend.’ Al waakt ze voor blind enthousiasme. ‘Opgavegericht werken is ook weer niet de oplossing voor alles. Het is geen wondermiddel. Maar het is wel een stap in de juiste richting.’ ◼
Deel dit artikel