Het leven centraal
Kijken, denken en werken vanuit de ervaring van mensen
Tekst Dave Schut Beeld Shutterstock
Precies weten wat je als inwoner moet regelen bij een belangrijke levensgebeurtenis. Wie gaat trouwen, studeren of verhuizen, krijgt met de overheid te maken. Vroeger moest je zelf uitzoeken bij welke instanties je daarvoor moest zijn. Om dit te vereenvoudigen, is de Aanpak Levensgebeurtenissen opgezet.
Bij ingrijpende levensgebeurtenissen geeft de Aanpak Levensgebeurtenissen steun
‘Wat vinden
inwoners prettig
en wat niet?’
Kristel Dirkx is directeur van de Dienst Publiek en Communicatie (DPC) bij het ministerie van Algemene Zaken, waar de Aanpak Levensgebeurtenissen is ondergebracht. De Aanpak heeft tot doel om de communicatie en dienstverlening rondom belangrijke gebeurtenissen slimmer in te richten. ‘Bij het krijgen van een kind of het starten van een bedrijf, moet je altijd bij meerdere overheidsorganisaties zijn,’ aldus Dirkx. ‘Dat kan verwarrend zijn. Inwoners willen graag precies weten welke stappen ze moeten doorlopen en wanneer ze klaar zijn.’
Digitaal overzicht Dat overzicht krijgen ze nu. ‘Op Rijksoverheid.nl kan iedereen persoonlijke overzichten raadplegen,’ zegt Dirkx. ‘Neem het overlijden van een naaste. Wanneer dat gebeurt, kom je in aanraking met onder andere de gemeente, de Belastingdienst en misschien – als de overledene een auto had – de RDW. Degene die is achtergebleven hoeft niet meer zelf uit te zoeken om welke instanties het gaat, maar hoeft slechts een paar simpele vragen beantwoorden. Daar rolt vervolgens een digitaal overzicht uit, waardoor hij of zij precies weet wat er op hem of haar afkomt. Er zijn nu 31 overzichten beschikbaar. In totaal zijn er 65 levensgebeurtenissen vastgesteld, dus we gaan nog even door.’ Hoe ging dit 10 jaar geleden in z’n werk? Dirkx: ‘Toen was iedere overheidsorganisatie verantwoordelijk voor het eigen onderdeel. Het verschil met de Aanpak Levensgebeurtenissen is dat we nu samen naar de hele keten kijken. Het burgerperspectief staat hierbij centraal. We kijken, denken en werken vanuit de ervaring van mensen. De persoonlijke overzichten zijn daar een voorbeeld van, maar we hebben ook andere concrete stappen genomen in de verbetering van de dienstverlening.’
‘Je kunt alleen
achterhalen wat
werkt bij de
mensen zelf’
Verrassingen Dirkx neemt het overlijden van een naaste opnieuw als voorbeeld. ‘Nabestaanden zijn vooral gebaat bij empathischer en persoonlijker communicatie. Om die reden hebben vier gemeenten een test gedaan waarbij ze een brief naar nabestaanden sturen, samen met de akte van overlijden. In de brief wordt verwezen naar het persoonlijk overzicht op Rijksoverheid.nl. In maart 2021 is deze proef afgerond en toen bleek dat nabestaanden positief waren over zowel de brief als het overzicht.’ Maar wat vinden inwoners prettig en wat niet? ‘We doen alles op basis van onderzoek,’ zegt Dirkx. ‘Eerst gaan we na wat het probleem precies is. Daarvoor is het gesprek met inwoners van essentieel belang. Maar we spreken ook met medewerkers van publieke dienstverleners en gemeenten. Want zij staan voortdurend met inwoners in contact. Samen zoeken we de juiste oplossingen. En gedurende het hele traject blijven we toetsen. We mogen nooit uitgaan van onze aannames. Je kunt alleen achterhalen wat werkt bij de mensen zelf. En dan kom je nog weleens voor verrassingen te staan.’
Kleine zaken Toch zijn de reacties over het algemeen positief. Dirkx: ‘Alleen al de persoonlijke overzichten worden heel positief ontvangen. Maar ook dat blijven we toetsen. En dat doen we overheidsbreed. Wij hebben vanuit DPC een aanjagende rol, maar het werkt alleen als al die andere organisaties samen aan oplossingen werken.’ Vaak draait het bij de Aanpak Levensgebeurtenissen om kleine zaken, die snel veranderd kunnen worden. Bijvoorbeeld teksten in brieven en op websites. Nabestaanden hoeven daardoor geen overlijdensakte meer te sturen om een abonnement op te zeggen. Maar het kan ook gaan om complexe processen die aanpassingen vragen in de hele keten en die meer tijd, geld en energie kosten. Dirkx: ‘Sommige processen zijn te complex om zomaar even te veranderen. Het is belangrijk om reëel te blijven en heel precies te bepalen wat we vandaag, morgen en pas later kunnen doen.’ Dat geldt onder meer voor oplossingen binnen de ict van grote publieke dienstverleners. ‘Al maken we ook daar al stappen in,’ zegt Dirkx. ‘Zo hebben we een tool ontwikkeld waardoor nabestaanden niet meer met elk bedrijf contact hoeven op te nemen om een overlijden door te geven. Ze hoeven ook de akte van overlijden niet meer op te sturen. Met die tool kunnen bedrijven nu zelf opzoeken of iemand is overleden. Met zulke ideeën zouden we in de toekomst natuurlijk nog veel meer kunnen doen.’ ◼
Kristel Dirkx: ‘We kijken samen naar de hele keten’
Deel dit artikel