Van pilot naar praktijk
Samen laten zien dat het wel kan
Tekst Ellen Röling Beeld Hilbert Krane
Vanuit de hele Rijksoverheid werken ambtenaren met een duurzaam hart nauw samen om van het programma een succes te maken. Zij zorgen dat de pilots relevant zijn voor werknemers en dat ze impact maken op de werkvloer. De een vanuit het programmateam, de ander als projectleider of als samenwerkingspartner. Tijdens een rondetafelgesprek vertellen ze over hun motivatie, de kracht van samenwerking, de ruimte voor creativiteit, maar ook de dilemma’s en obstakels.
Leontien Fennis
Martine Meerburg
Harm van den Boogaard
Hairo van den Berg
Susanne Vermeer
Maurits Euving
Marij Derksen
Aan tafel zit een bont gezelschap. Ze hebben allemaal verschillende achtergronden, maar delen de bevlogenheid en drive die nodig zijn om verandering voor elkaar te krijgen. Het zijn de mensen binnen de organisatie die sowieso altijd al bezig zijn met verduurzaming, binnen en ook vaak buiten de organisatie. De pilot gaf ze de kans en de ruimte om het verschil te maken. Daarbij hebben ze elkaar hard nodig. Het gezelschap bestaat uit vertegenwoordigers van het programmateam, projectleiders en hun onmisbare medewerkers en een belangrijke samenwerkingspartner die niet alleen projecten helpt inbedden binnen de organisatie, maar ook de koppeling vormt met rijksbreed beleid en de lijn.
Pilotprojecten bij DUO en Belastingdienst Marij Derksen en Hairo van den Berg zijn lid van het programmateam, die de rode lijn van de pilot duurzame CAO Rijk bewaakt. Allebei vertegenwoordigen ze organisaties die nodig zijn om de pilotprojecten daadwerkelijk in de praktijk te brengen. Marij is duurzaamheidscoördinator bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in Groningen. Bezig zijn met duurzaamheid geeft haar vleugels. In de coronaperiode realiseerde ze zich dat ze zingeving in haar werk miste. ‘Toen ik me bezig ging houden met duurzaamheid kreeg mijn werk weer betekenis.’ Ze zorgt dat de pilotprojecten zoveel mogelijk naar het Noorden komen. Hairo werkt als duurzaamheidsmanager bij de Belastingdienst en is onmisbaar gebleken voor de pilotprojecten. Hij ziet zijn organisatie als een cruciale proeftuin: ‘De Belastingdienst is groot. Als je FIOD en de Douane meerekent, vertegenwoordigen we 25 procent van de Rijksoverheid. Met vestigingen door heel Nederland en een grote diversiteit aan medewerkers, is onze organisatie ideaal voor grote proefprojecten.’
Geen berg te hoog Susanne Vermeer en Harm van den Boogaard zijn impactprojectleiders. Harm zet twee dagen in de week de schouders onder Werkplek, beter bekend als de Kamelenjacht. De andere dagen werkt hij als innovatiemanager bij FMHaaglanden. Het valt hem al jaren op: op dinsdag en donderdag zijn de kantoren overvol, terwijl het op maandag, woensdag en vrijdag juist opvallend rustig is — het bekende kamelenpatroon. ‘Als we die pieken kunnen afvlakken, kan het kantoor kleiner. Dat scheelt energie, geld en middelen.’ Toen vanuit de pilot ideeën voor verduurzaming werden gevraagd, zag hij zijn kans schoon om deze kwestie aan te pakken. Susanne heeft twee impactprojecten onder haar hoede: Vergroenen werkomgeving, dat gaat over de groenvoorzieningen op en rond de werkplek. Zowel buiten als binnen. En Eten en Drinken, dat gericht is op het verduurzamen van de voedselvoorziening binnen de Rijksoverheid. Ze staat bekend om haar tomeloze energie en het vermogen om het onmogelijke mogelijk te maken. Haar professionele rol sluit naadloos aan bij haar persoonlijke interesse: ‘Mijn passie is groen en eten. Ik heb thuis een grote eetbare tuin en geef les in moestuinieren. Hier komt alles samen.’
Martine: ‘Het mooie is dat we hier binnen strakke kaders toch ruimte hebben om te experimenteren
Onmisbare projectmedewerkers met passie Maurits Euving is deelprojectleider Vergroenen werkomgeving en projectmedewerker Bespreek Het! Dat laatste gaat over verandering van gedrag en cultuur. Hij ondersteunt Susanne en brengt daarbij zijn ruime ervaring in de energietransitie mee. Leontien Fennis ondersteunt bij Eten en Drinken. Als voorzitter van JongBZK vertegenwoordigt ze ook de ambtenaar van de toekomst. Bij jongeren is duurzamer denken en doen al veel vanzelfsprekender. Ze benadrukt hoe belangrijk het is dat de nieuwe generatie meedenkt: ‘Het is waardevol dat we nu al betrokken zijn bij hoe ons werkklimaat er straks uitziet.’
De bestaande organisatie maakt het mogelijk Wil je meer groen in een kantoor of nieuwe producten inkopen voor het bedrijfsrestaurant, dan is samenwerken met de bestaande organisatie cruciaal. Martine Meerburg is een van die onmisbare samenwerkingspartners. Ze is beleidsmedewerker bij de directie die verantwoordelijk is voor inkoop en verduurzaming van faciliteiten en huisvesting bij BZK. De pilot is voor haar een gouden kans om meters te maken. Ze weet alles van inkoop en aanbestedingsprocedures. Kennis die ze gul deelt met de projectleiders, wat zeer gewaardeerd wordt. Ze bekijkt de pilot nadrukkelijk vanuit de lijn en de grote beleidskaders: ‘Het mooie is dat we hier binnen die strakke kaders toch ruimte hebben om te experimenteren. In een tijd van taakstellingen en beperkte politieke aandacht voor duurzaamheid, blijft mijn werk daardoor plezierig en betekenisvol.’
Impact vergroten door samenwerking De deelnemers aan tafel hebben elkaar hard nodig om verduurzaming te laten landen op de werkvloer. Wat enorm helpt is dat de deur bij DUO en de Belastingdienst altijd open staat. Binnen de Belastingdienst worden inmiddels op diverse locaties pilots uitgevoerd. Hairo licht toe: ‘Veel van de impactprojecten hebben raakvlakken met het facilitaire domein, en we beschikken over voldoende locaties om te testen.’ Het mes snijdt daarbij aan twee kanten. De pilots helpen ook bij bewustwording rond duurzaamheid op de werkvloer. ‘Het leuke is dat we werknemers altijd actief betrekken. Ondertussen zijn via de pilots al heel veel werknemers in aanraking gekomen met verduurzaming.’ Dat is ook een van de redenen waarom Marij de pilotprojecten in het Noorden uitnodigt. ‘Ons pand is inmiddels een broedplaats voor pilots, demo’s en events. Dit najaar hadden we weer een duurzaamheidsmarkt, waar veel impactprojecten aanwezig waren, ook Eten en Drinken. Speerpunt van Eten en Drinken is werknemers verleiden om een bewustere (duurzamere en gezondere) keuze te maken. We hebben hier nu een smart freezer op proef van een regeneratieve boer uit Friesland met sappen, soepen en (vegetarische) maaltijden. Het ziet er heerlijk uit, collega’s mogen gratis proeven. Ze hoeven de maaltijden alleen maar te betalen, te pakken en mee naar huis te nemen. Kiezen ze daarvoor, of halen ze onderweg naar huis toch een pizza? We gaan het uitproberen.’ Ze noemt ook de opvallende ballonnen van het impactproject ICT. Die lieten onder meer zien hoeveel CO2 e-mails en opslag kosten. Marij: ‘Bij mensen zag ik de kwartjes vallen: daar hadden ze nog niet eerder over nagedacht.’
Harm: ‘Als we 10 procent minder kantoorruimte nodig hebben, dan kunnen we miljoenen euro’s en zo’n 4.000 ton CO2 besparen’
Elkaar inspireren Ook de levensgrote kartonnen kameel van Harm en zijn team heeft al een reis langs vele vestigingen gemaakt, waaronder bij DUO en de Belastingdienst. Harm: ‘Dat trekt meteen de aandacht: wat doet dat beest hier? We hebben de kameel neergezet op piekdagen, zodat we in gesprek konden gaan over kantoorbezetting en verspilling. Zo trigger je bewustwording en laat je ze nadenken over hoe het anders kan.’ Inmiddels draait hij pilots, waarin hij onderzoekt hoe je mensen kan verleiden op andere dagen naar kantoor te komen. Daarbij laat hij zich inspireren door de anderen. ‘Susanne werkt bijvoorbeeld met kleinere interventies en creatieve invalshoeken, waardoor keuzes tastbaar en aantrekkelijk blijven voor medewerkers terwijl mijn project groter en complexer is. Ik kijk nu elke keer hoe ik keuzes tastbaar en aantrekkelijk maak voor medewerkers.’
Van boombak tot natuurgebied Creatieve interventies in en rond de Rijnstraat – zoals de plaatsing van boombakken – en de tijdelijke ‘ombestemming’ van de Turfmarkt tot natuurgebied (Natuurgebied, mens te gast) zijn mede op initiatief van Susanne tot stand gekomen. ‘We liepen daarbij tegen de grenzen aan van wat mag en kan, maar juist dat maakte het interessant. Dat zou ze naar eigen zeggen nooit voor elkaar krijgen zonder samenwerkingspartners binnen de organisatie, zoals Martine. Susanne: ‘Zonder haar expertise zou het veel moeilijker zijn om de projecten echt van de grond te krijgen. Zij weet hoe je binnen de formele kaders mogelijkheden vindt.’ Andersom is de samenwerking ook voor Martine inspirerend: ‘Als ambtenaar ben ik ook gewend om altijd binnen die structuren te blijven. Susanne laat zien dat het met pilots wel kan. Dat door samenwerken en verbinden lukt, wat in een normale structuur niet lukt.’
Meeliften en kansen zien Pilots openen deuren die anders misschien gesloten zouden blijven. Zo kookte Martine samen met de categoriemanager consumptieve dienstverlening en de commercieel manager van een grote cateraar — een bijzondere setting waarin ze wel het gesprek over de toekomst konden voeren. ‘In de dagelijkse praktijk zou dat niet snel gebeuren,’ zegt ze. Harm zocht samenwerking met het programma Spitsspreiden en spitsmijden van het ministerie van IenW, dat Nederlanders vraagt om buiten de spits rijden of op de daldagen. ‘In beide programma’s draait het om gedragsverandering, daarin vinden we elkaar. IenW adviseert ook provincies en gemeenten over dit onderwerp. Als iedereen uit de Kamelenjacht onderdeel kan worden van hun project, dan zou het bereik enorm verhogen,’ vertelt hij. ‘Vanuit mijn afdeling is er grote belangstelling voor wat Harm doet,’ reageert Martine. ‘Vanaf corona kijken zij ook al met pijn in het hart naar al die lege kantoren waar het licht brandt. Maar vanuit de ambtelijke top en de politiek was er op dat moment weinig aandacht voor. Dus het helpt als je op een gegeven moment kan laten zien wat je kan doen en wat werkt.’ Ook met vergroening van de buitenruimte was haar afdeling allang bezig. ‘Maar wij wilden dat zo efficiënt mogelijk doen, dus alleen op natuurlijke momenten, bijvoorbeeld als kantoren worden gebouwd of verbouwd. Dankzij het impactproject van Susanne en Maurits kan ik laten zien wat je kan bereiken met kleine interventies en wat dat kost. Dan is het ook makkelijker toe te passen.’ Dankzij de boombakkenactie heeft ook de samenwerking met de gemeente Den Haag een boost gekregen.
Hairo: ‘Het concept van Design voor Duurzaam en om dit samen met de werknemers te doen, werkt goed’
Hoe neem je echt iedereen mee? Dat een jonge ambtenaar als Leontien meewerkt in die projecten is van grote meerwaarde. De hebben die frisse blik en zien zaken soms net even anders. Leontien: ‘Waarom zou je je IKB (red., Individueel Keuzebudget) alleen kunnen inzetten voor een fiets en niet bijvoorbeeld voor een stepje? En wat heb je eraan als je je IKB kunt gebruiken voor je woning als je een huurwoning hebt?’ Daar wordt inmiddels naar gekeken. Veel jongeren zijn sowieso al een stapje verder. Vegetarisch eten is bij JongBZK de norm, vertelt Leontien. ‘In ons netwerk van jonge ambtenaren hebben we een vega-beleid ingevoerd. Bij borrels en bijeenkomsten serveren we alleen vegetarische opties,’ licht Leontien verder toe. ‘De meesten vinden dat prima, maar er zijn ook tegengeluiden: waar is mijn kroket? Maar dat is niet erg. Zo is er een opening voor een gesprek.’ Dat het lastig is om iedereen mee te nemen merkt Hairo ook bij het vinden van de juiste doelgroep voor elk pilotproject. ‘Samen met de projectleiders bedenken we elke keer: wie is onze doelgroep? En bereiken we alle medewerkers? Maar dat is natuurlijk soms best wel ingewikkeld. Want onze medewerkers zitten letterlijk van Maastricht tot Groningen tot Vlissingen, van jong tot oud en met verschillende woonsituaties en verschillende soorten werk.’
Omgaan met weerstand Het rondetafelgesprek is enthousiast en energiek, maar niet alles verloopt zoals gewenst. Want wie écht iets wil veranderen in een grote organisatie als het Rijk, stuit onvermijdelijk op de weerbarstige praktijk. Mensen zijn gewoontedieren. Harm: ‘Als we 10 procent minder kantoorruimte nodig hebben, dan kunnen we miljoenen euro’s en zo’n 4.000 ton CO2 besparen. Maar dinsdag en donderdag naar kantoor, en maandag en vrijdag thuis: dat zit er bij veel mensen gewoon ingebakken. Je kunt dat niet met een verbod oplossen zonder weerstand. Je moet slim verleiden en maatwerk leveren.’ En dat is nog een hele klus. Niet alle medewerkers lopen ook net zo warm voor verduurzaming als jijzelf. Martine schetst hoe lastig het kan zijn om medewerkers echt te betrekken bij de vergroening van hun werkomgeving. Ze organiseerde participatiebijeenkomsten voor de vergroening van een plein waar duizenden collega’s dagelijks langskomen. ‘Ik dacht: dit spreekt iedereen aan. Maar uiteindelijk kwam er vrijwel niemand opdagen. Medewerkers maken niet zomaar tijd vrij om mee te denken als dit niet onderdeel is van hun dagelijks werk.’ Susanne weet uit ervaring dat de vorm van een bijeenkomst soms weerstand kan oproepen. Bij een startbijeenkomst had ze een theatergezelschap ingehuurd dat begon met een uitvaart van het Duingentiaanblauwtje (een vlindersoort). In processie liepen de deelnemers achter een klein doodskistje aan – een ongemakkelijk moment. Sommige aanwezigen vroegen zich af of dit wel een verantwoorde besteding van tijd en middelen was. Toch merkte ze later dat elementen van de bijeenkomst, zoals een meditatief moment en de inhoud van een presentatie die tijdens het startmoment werd gegeven, terugkwamen in lezingen van andere organisaties. Voor Susanne is de kern dat de vorm soms mag schuren of pijn doen: dat hoort bij transitie, en juist daardoor blijft het beter hangen.
Wat werkt, wat werkt niet In deze fase zijn alle lessen waardevol zodat je kunt leren van wat niet werkt en wat wel werkt, voegt Maurits toe. Soms kun je dan ook positief verrast worden. Hij noemt de Rijks Footprint Challenge van Bespreek Het! Een onlineprogramma van 40 dagen waar deelnemers elke dag acties ondernemen om hun voetafdruk te verkleinen. ‘Daar kwamen meer dan 550 mensen op af, veel meer dan we hadden verwacht. Waar zit ‘m dat in? Daar kunnen we van leren.’ Dat kan iets heel simpels zijn, vult Martine aan. ‘Wij hebben bijvoorbeeld een zadenactie gehad, waarbij we bloemzadenzakjes hebben uitgedeeld. Daar kwamen wel heel veel mensen op af, we hebben bijna 9.000 zakjes uitgedeeld.’ Dat verbaast Harm niets. Hij heeft ondertussen geleerd dat in de basis niemand tegen duurzaamheid is. ‘Maar om mensen echt iet te laten doen is de vraag what’s in it voor me? ook belangrijk. Dat iets goed is voor klimaat en milieu, is voor veel mensen nog geen doorslaggevend argument. Ze kiezen bijvoorbeeld voor zonnepanelen omdat het goedkoper is, en beschouwen de duurzaamheid als een mooie bijkomstigheid.’
Susanne: ‘De vorm mag soms schuren of pijn doen: dat hoort bij transitie, en juist daardoor blijft het beter hangen’
Druk met verankering In hoeverre werken ze samen om al die pilotprojecten in te bedden in regulier beleid? Als lid van het kernteam weet Hairo dat er al impactprojecten onderdeel zijn van de volgende cao-onderhandelingen. ‘En op de DEMO Dag op 14 oktober hebben we alle relevante bestuurders uitgenodigd.’ Vergroenen werkomgeving en Eten en Drinken zitten allebei nog in de pilotfase, maar Susanne denkt nu al na over hoe ze de resultaten van al die pilots en experimenten kan vastleggen in een portfolio. ‘Dan leg ik dat onder meer bij Martine neer, zodat haar organisatie ze in beleid of kaders kan opnemen als de tijd rijp is.’ Op haar beurt kijkt Martine nu al hoe ze ook de buitenruimte mee kan gaan nemen in het nieuwe kaderboek voor de inrichting van kantoorruimte.
Succesfactoren Tot slot, wat is bepalend voor succes? Zelf een groen hart hebben helpt volgens Marij als je meedraait in de pilot. ‘Verduurzaming is een zaak van lange adem. Het is twee stappen vooruit en een stap terug. Zeker het laatste jaar onder het laatste kabinet hadden we echt forse tegenwind. Dan is het belangrijk dat je doorzet, omdat je voelt dat het moet.’ Maurits nuanceert de vraag. ‘Soms weet je niet wanneer je succes hebt. Kijk naar die bijeenkomst met het theatergezelschap. Je plant een zaadje, maar je weet niet of en wanneer die uitkomt.’ Martine is vol lof over de rol van de vakbonden. ‘Dat zij samen met het Rijk een duurzame cao bouwen, daar word ik heel enthousiast van. Misschien word ik wel lid,’ lacht ze. En de toekomst? Het concept van Design voor Duurzaam en om dit samen met de werknemers te doen, werkt goed, reageert Hairo. ‘Het zou zonde zijn als we hiermee ophouden. We kunnen er veel meer mee doen. Misschien verbreden naar vitaliteit en gezondheid.’ ‘En de klimaatdoelen hebben we nog lang niet bereikt,’ vult Marij aan. Dat stappen nodig blijven, is voor iedereen duidelijk. Susanne: ‘We willen jonge ambtenaren blijven aantrekken. Het gaat ook om aantrekkelijk werkgeverschap. De Rijksoverheid heeft hierin een voorbeeldrol.’ ◼
Marij legt uit: ‘Toen ik me bezig ging houden met duurzaamheid kreeg mijn werk weer betekenis’.
Lid programmateam Hairo van den Berg, duurzaamheidsmanager Belastingdienst: ‘Belangrijk dat we ook de ambtenaren bereiken buiten de Haagse vierkante kilometer.’ Impactprojectleider Harm van den Boogaard, Werkplek/Kamelenjacht en innovatiemanager FMHaaglanden: ‘Iedereen is voor duurzaamheid zolang het ze wat oplevert.’ Lid programmateam Marij Derksen, duurzaamheidscoördinator DUO: ‘Een groen hart is belangrijk om door te kunnen zetten bij tegenwind.’ Projectmedewerker Maurits Euving, Vergroenen werkomgeving en Bespreek Het!: ‘Je plant een zaadje, maar je weet niet of en wanneer die uitkomt.’ Projectmedewerker Leontien Fennis, Eten en Drinken en voorzitter JongBZK: ‘Belangrijk dat jongeren meedenken over hun toekomstige werkplek.’ Samenwerkingspartner Martine Meerburg, Coördinerend Beleidsmedewerker Duurzaamheid Faciliteiten en Huisvestingsbeleid Rijk: ‘Door experimenteren, samenwerken en verbinden lukt, wat in de normale structuur niet lukt.’
Impactprojectleider Susanne Vermeer, Vergroenen werkomgevingen Eten en Drinken: ‘Pilots op de rand van wat mag en kan maken het interessant.’
Deel dit artikel