Programmabureau laat zien hoe je start kunt maken
Duurzame verankering vraagt leren en bouwen
Tekst Ellen Röling Beeld Hilbert Krane
Duurzame verandering gaat niet vanzelf. Achter de schermen zorgt het programmabureau dat de pilot duurzame CAO Rijk meer is dan een verzameling losse projecten. Dit team van bevlogen professionals geeft het programma fundament, bewaakt de samenhang en helpt projectleiders hun ideeën te borgen in de organisatie. Niet vanuit strakke kaders, maar al doende lerend en bouwend vanuit de Design voor Duurzaam-methode.
V.l.n.r. Marjon, Cheniva, Danielle, Betty en Anna
‘Duurzamere keuzes moeten vanzelf- sprekend worden’
Aan tafel zitten programmacoördinator Marjon Perlot, communicatieadviseurs Anna van Mierlo en Danielle Dil, communicatieadviseur/programmaondersteuner Cheniva Cooman en programmaondersteuner Betty van de Klashorst van het programmabureau. In de fase van ideeën verzamelen en experimenteren was lichte projectondersteuning door één persoon nog voldoende. Maar toen vorig jaar de cao-partners en werkgever gezamenlijk budget vrijmaakten voor opschaling van 14 goede experimenten naar zeven impactprojecten, was er meer nodig. De pilot werd in één klap volwassen en opschaling naar programma was snel gemaakt. Terwijl de eerste impactprojecten al van start gingen, werd het programmabureau stap voor stap opgebouwd en geprofessionaliseerd.
Zeven impactprojecten Via LinkedIn, Instagram, in nieuwsbrieven en via de interne kanalen posten de communicatieadviseurs vol enthousiasme berichten over ontwikkelingen en evenementen. De duurzame arbeidsvoorwaarden ‘in wording’ zijn immers bedoeld voor iedereen. Binnen de ‘groene bubbel’ krijgen ze enthousiaste reacties, maar daarbuiten stuiten ze met enige regelmaat op weerstand. ‘Dat houdt ons scherp,’ vertelt Cheniva: ‘We zijn een groep enthousiastelingen met een duurzame missie. Dan vergeet je soms dat niet iedereen duurzaamheid als prioriteit heeft. Als we dan een kritische vraag krijgen, zien we dat als leermoment: een beetje schuren maakt het mooier! We gaan ook na of onze boodschap goed overkomt. Is dat niet het geval, dan proberen we het verhaal op een andere manier uit te leggen. Denk bijvoorbeeld aan onze “Kamelenjacht”. Het zou mooi zijn als medewerkers niet vooral op dinsdag en donderdag naar kantoor komen, maar ook eens op een woensdag of vrijdag. Daarmee gaan we verspilling tegen. De panden worden immers wel alle dagen verlicht, verwarmd en beveiligd. Dat is best een moeilijk gesprek, maar we gaan het wel aan.’
Aan de slag ‘Vorig jaar in de zomer begonnen we met het vormgeven van het programmabureau en was er nog niet veel geregeld,’ lacht Marjon. Sinds december 2023 is zij bij de pilot duurzame CAO Rijk betrokken. ‘Na de DEMO Dag in 2023 waar 14 experimenten werden gepitcht, was er een opdracht om deze experimenten verder te onderzoeken met behulp van een budget. Qua organisatie lag toen nog geen uitgewerkt plan. Passend binnen de beproefde werkmethode Design voor Duurzaam, waarbij je de uitkomst nog niet weet, gingen we aan de slag met de vraag: wat is nu nodig?‘ Wat nu nodig was, was zorgen dat de zeven impactprojecten met hun projectleiders aan de slag konden gaan. Marjon noemt dat het huis op orde maken, dus structuur binnen de bedrijfsvoeringprocessen en randvoorwaarden creëren. ‘Zodat de projectleiders kunnen inkopen, financiële rapportages inrichten, projectteams vormen en communicatieactiviteiten starten. Zorgen dat elk impactproject beschikt over een stevige basis in hun projectorganisatie.’
Onconventionele processen Vooral het inkoop- en het financieel proces vroeg de nodige creativiteit. Marjon: ‘De organisatie van de Rijksoverheid is niet zozeer op korte, snelle projecten ingericht. Voor elke opdracht doorloop je een lang administratief proces, waarbij veel parafen en soms een aanbesteding nodig is. Dat maakt het proces niet altijd eenvoudiger. Voor ons programma moeten de projectleiders snel en flexibel kunnen schakelen.’ Het budget voor de pilot werd aangemerkt als paritaire middelen. Marjon: ‘Op een prettige wijze hebben we samen met het A+O fonds Rijk een werkbaar en zorgvuldig inkoop- en facturatieproces beschreven, dat het leven voor ons en voor de projectleiders een stuk makkelijker maakte.’
Samenhang Het programmabureau werkt nauw samen met alle zeven impactprojecten. Cheniva: ‘We weten wat er bij alle projecten speelt en ondersteunen waar nodig. Daardoor zijn programmabureau en projecten op een natuurlijke manier verbonden.’ Betty vult aan: ‘We zorgen ook dat projectleiders elkaar ontmoeten en versterken. Daarvoor organiseren we een driewekelijkse co-workdag, een soort van gezamenlijke kantoordag. En we plannen het programmateamoverleg waarin projectleiders vertellen waar ze mee bezig zijn, successen delen en een hulpvraag kunnen stellen.’ Daarnaast organiseert het programmabureau evenementen waardoor alle collega’s binnen het Rijk kennis kunnen maken met de impactprojecten. Betty: ‘Dit najaar gaan we bijvoorbeeld voor de derde keer naar Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in Groningen, waar een aantal projecten zich presenteren. Zo leren de projectleiders elkaars projecten nog beter kennen en zorgen we samen voor een gezicht naar buiten.’
‘We gingen aan de slag met de vraag: wat is nodig?’
Een programma à la Design voor Duurzaam
Binnen het Rijk is werken binnen strakke kaders de norm. Maar teamleden zijn super enthousiast over de vrijheid en slagkracht die de Design voor Duurzaam-methode hen biedt: minder bedenken en plannen, meer experimenteren, meer ruimte voor creativiteit. Zo krijg je wat voor elkaar!
- Betty: ‘Ik word er blij van. We werken binnen kaders, maar niet zo afgebakend dat je niet mag dromen of afwijken.’
- Anna: ‘Er is ruimte voor je eigen visie, je eigen ontwikkeling en je eigen normen en waarden. Iedereen die meedoet is daardoor intrinsiek gemotiveerd, waardoor we daadwerkelijk iets bereiken. Met deze methode haal je het beste uit mensen. Je houdt ze niet klein, maar iedereen is welkom met z’n eigen talenten en inbreng. Als je dat samenbrengt krijg je iets moois, dat vormde het fundament van ons programmabureau.’
- Cheniva: ‘Je kunt nu echt out of the box denken, niks is te gek. Natuurlijk kijken we wel of het haalbaar is binnen de middelen die we hebben.’
- Danielle: ‘Deze methode gaat over mogelijkheden: wat is er nodig? En wat kan? En dan gaan we aan de slag! Gewoon doen. daar word je toch blij van?’
- Marjon: ‘Het gaat om eigenzinnigheid, durven, lef hebben: ik voel veel vrijheid om ideeën te opperen en te proberen. Zo kwamen we in contact met de Dutch Design week en dacht ik: dat is een mooi podium om te benutten met onze pilot en aanpak. Een kans om aan een breed publiek te laten zien wat de Rijksoverheid nog meer doet dan wat je op het journaal ziet. Dit jaar staan we via interne contacten negen dagen met een eigen expositieruimte in de Kas in Eindhoven. Zonder lef, was dat nooit gebeurd.’
‘Wat als we de buitenomgeving van een kantoor groener maken?’
Borgen Verduurzaming, duurzamere keuzes maken, moet meer een vanzelfsprekendheid worden binnen de Rijksoverheid. ‘Dat is het uiteindelijke doel van het programma en tegelijk ook het meest ingewikkeld,’ stelt Anna. ‘Het is belangrijk dat je met een pilot kan aantonen dat, dat wat je hebt onderzocht kan en werkt. Het programmabureau zorgt ervoor dat in dat geval het Impact Institute aansluit voor een betrouwbare impactmeting. Dit gaat niet vanzelf. Het constant inzetten van communicatie is hier heel belangrijk. Zonder die communicatie zijn we een groep gemotiveerde mensen die heel hard hun best doen maar niet worden gehoord en gezien. Het programma kan echt alleen maar slagen als mensen weten wie we zijn, maar ook zien wat we doen. En het daarbij ervaren. Soms is dat lastig omdat de doelgroep heel divers en groot is, maar dat maakt het tegelijkertijd ook interessant en heel erg leuk.’
DEMO Dag als tussenstap Tijdens de DEMO Dag op 14 oktober presenteren de projectleiders de resultaten en aanbevelingen van hun impactprojecten. Dit doen zij aan ‘probleemeigenaren’ (de beleidsmakers en directeuren) die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de implementatie. En ook aan de geïnteresseerde Rijksmedewerkers die aanwezig zijn. Danielle: ‘Bij sommige projecten loopt de verantwoordelijke beleidsmaker al mee, zoals bij mobiliteit. Dat is ook de kracht van dit programma. Projectleiders blijven niet in hun cocon, maar zoeken actieve samenwerking met andere partijen die zich bezighouden met hetzelfde thema, zoals duurzaamheidscoördinatoren en beleidsafdelingen.’
Cheniva: ‘Voor een van de impactprojecten hadden we laatst een sessie met beleidsmedewerkers. Ze waren heel enthousiast, brachten ook eigen ideeën in waar ze zelf graag mee doorgaan. Dat is eigenlijk de beweging, de impact, waar we op hopen. Mensen gaan zelf aan de slag met duurzaamheid, en doordat wij als pilot al veel hebben getest en uitgezocht, kunnen wij ze helpen om de verandering ook echt voor elkaar te krijgen.’ Danielle: ‘Op de DEMO Dag hebben we iedereen uitgenodigd die zich maar een beetje bezighoudt met duurzaamheid. Allereerst de mensen die cruciaal zijn om de pilot te verankeren in beleid of in de cao. Daarnaast ook collega’s die iets willen met duurzaamheid en niet weten hoe ze moeten beginnen en de mensen die willen weten wat het Rijk eigenlijk doet aan verduurzaming van de eigen organisatie. En natuurlijk ook wat sceptici. Wij laten zien hoe je een start kunt maken met het verduurzamen van je werkomgeving. Het Rijk is immers de grootste werkgever van Nederland, dan moet je ook het goede voorbeeld geven!’ ◼
Deel dit artikel