Digitale fitheid

Dump het dogma van het document

Volgens Martijn Aslander moeten we met z’n allen naar de digitale sportschool

Tekst Bas Nieuwenhuijsen Beeld Daniel Maissan

We mogen dan wel allemaal computers gebruiken op kantoor, maar eigenlijk werken we nog steeds als vroeger. Dat komt volgens Martijn Aslander onder andere door een gebrek aan digitale fitheid. De filosoof en digitale fitheidspionier ziet die situatie langzaam maar zeker kantelen.

‘In de nieuwe werkelijkheid is het werk een soort permanente bètaversie’

Als je begon met werken, pakweg 40 of 50 jaar geleden, kreeg je doorgaans een bureau met wat laden, wat bakjes voor de post, een telefoon met een snoer en een typemachine. ‘Heel veel mensen werken in feite nog op die manier,’ zegt Martijn Aslander, ‘ze gebruiken de computer als een elektronische typemachine. Ze maken er documenten op en stoppen die weg in mappen en submappen. Dat is zonde. Vergelijk het met geld dat je in een oude sok stopt, die je verstopt zodat niemand erbij kan. Dat doen we op de computer ook: je informatiekapitaal sluit je op in documenten die je in een map stopt, waardoor de gegevens die je nodig hebt niet meteen beschikbaar zijn. Je informatiekapitaal is niet liquide, en dat is slecht.’

Tijdrovend We moeten af van het dogma van het document, aldus Aslander. ‘Er komt nu een generatie nieuwe tools aan, die veel meer mogelijkheden biedt. Je werkt niet meer aan een document, dat je naar anderen moet sturen, die het wijzigen, waarna je de nieuwe versie apart moet opslaan, enzovoort. De nieuwe tools maken het mogelijk om samen aan een project te werken, waardoor je altijd de nieuwste gegevens paraat hebt.’ Dat brengt Aslander op een gevoelig punt: hoe zit het met de veiligheid? ‘Steeds meer organisaties gaan over op bring your own device, mensen kunnen dus zelf bepalen welke apparatuur ze gebruiken. Nu moeten ze nog over op: bring your own tools. Geef mensen de vrijheid om zelf hun werkinstrumentarium te kiezen. Je hoort “corporate ict” al roepen: ho, dat is niet veilig! Daarvoor heb ik het Getal van Aslander geïntroduceerd. Dat getal geeft aan welk percentage van de dagelijkse informatie die je professioneel krijgt echt beveiligd moet zijn. Dan kom je bij de meeste kenniswerkers uit op 5 tot 12 procent. Toch doen de meeste organisaties alles op slot. Daardoor is je informatiekapitaal niet liquide, wat leidt tot heel veel papier rondschuiven en vergaderen. Dan hoor je mensen vragen waarom veel start-ups daar geen last van hebben. Simpel, die hebben al ontdekt dat die oude werkwijze met documenten en e-mails onhandig is. Veel werknemers denken dat e-mailen werk is, maar het is tijdrovend.’

‘Al je niet digitaal vaardig bent, loop je het risico werkgeluk te verliezen’

Gotspe Aslander pleit voor digitale fitheid, maar wat is dat eigenlijk? ‘Het is een “framework” dat steunt op vijf pijlers. De eerste is digitaal bewustzijn. We moeten beseffen dat we leven in een netwerk- en communicatiemaatschappij. We hebben te maken met nieuwe wetmatigheden, digitalisering is van invloed op onze manier van organiseren. Als dat bewustzijn er niet is, kom je nergens. De tweede pijler is digitale hygiëne. Daarmee bedoel ik: alles wat te maken heeft met zaken zoals beveiliging, passwords, het maken van back-ups. Dat moet je goed op orde hebben.’ De derde wordt gevormd door de vaardigheden die je nodig hebt. Aslander: ‘Ik vind het een gotspe dat HR-afdelingen dit vaak niet op de agenda hebben staan. Medewerkers die niet digitaal vaardig zijn, lopen het risico op een burn-out, stress en verlies van werkgeluk, doordat ze niet meer kunnen meekomen. Zo verlies je als organisatie slagkracht. De vierde pijler is persoonlijk kennismanagement. Corporate kennismanagement werkt vaak niet, persoonlijk kennismanagement wel. De mogelijkheden hiervoor zijn nu aanwezig en het is goed voor je blijvende inzetbaarheid. Je ondersteunt er een leven lang leren mee. De vijfde en laatste pijler betreft het inzetten van technologie voor je persoonlijke ontwikkeling en groei. Denk aan bijvoorbeeld stappentellers, reviews die je over jezelf schrijft, feedback loops enzovoorts. Het zijn instrumenten om te meten hoe je ervoor staat, een voorwaarde voor je verdere ontwikkeling.’

Goed slapen! De fitheid waarvoor Aslander een lans breekt, is ook geestelijke en lichamelijke fitheid. ‘Slapen bijvoorbeeld is cruciaal voor je werk. Onze hersenen verwerken de informatie van de dag terwijl we slapen. Het brein gebruikt heel veel energie, daar moet je verstandig mee omgaan. Weet wat je kunt in je werk en wat je leuk vindt! Vraag bij je werk gerust om hulp. We moeten niet eindeloos achter schermen zitten en proberen te multitasken, dat lukt helemaal niet. Je kunt beter even gaan wandelen. En bestuur de computer beter, bijvoorbeeld via sneltoetsen in plaats van met de muis. Je muis is een rat! Met sneltoetsen bespaar je veel tijd, in combinatie met andere tips zeker 200 uur per jaar. En we laten ons voortdurend afleiden doordat we in kantoortuinen zitten. Dat moeten we bovendien al ’s ochtends doen, terwijl veel mensen later productiever zijn.’ Aslander is zelf al 15 jaar bezig met digitale fitheid. ‘Maar bij veel directies en HR-afdelingen staat het niet op het netvlies. Ze denken er gewoon niet echt over na. Terwijl 8 uur per dag op een scherm werken slecht is voor je productiviteit en je gezondheid. Het betekent verlies aan slagkracht. Dat is overigens een argument waarvoor directies wel gevoelig zijn. Ik zie het dan ook veranderen, het rendement van digitale fitheid is hoog en de tijd waarin we leven werkt mee, net als de coronacrisis waardoor er veel thuis wordt gewerkt. In de nieuwe werkelijkheid is het werk nooit af, maar is het een soort van permanente bèta-versie. Daar moeten we aan wennen, maar niemand wil terug naar 50 jaar geleden, toch?’ ◼

Martijn Aslander heeft een heel programma ontwikkeld rond digitale fitheid, met artikelen, masterclasses, een documentaire, een boek en nog veel meer, digitalefitheid.nl.

Deel dit artikel