Ambtenaren zoeken zich suf!

‘We doen te weinig aan goed bewaren’

Tekst Jelle van der Meulen Beeld Roland van der Voorst

Niet eerder is er zo veel informatie geweest, maar we gaan er nog niet goed mee om. Zeker nu ambtenaren noodgedwongen thuiswerken, is een goede informatiehuishouding van essentieel belang. Met richtlijnen en praktische tips ondersteunt het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) medewerkers hierin. ‘Nu is het moment om het beter te gaan doen.’

We bieden kaders en richtlijnen, maar het is net zo belangrijk dat medewerkers leren van elkaar, aldus Jacqueline Rutjens

‘Goed omgaan met informatie hoort bij het werk van ambtenaren’

Een verslag van een videoconferentie opslaan in het DMS of het vermijden van gebruik van WhatsApp voor beleidszaken; het coronavirus en het daarmee gepaard gaande thuiswerken hebben andermaal het belang van goed informatiebeheer benadrukt. ‘Nu mensen meer thuiswerken en gebruikmaken van allerlei soorten media, moeten we extra waakzaam zijn dat we geen informatie verliezen,’ vertelt Jacqueline Rutjens, directeur bij RDDI. De campagne InformatieThuishouding ondersteunt medewerkers daarom bij het op een juiste en verantwoorde wijze omgaan met informatie.

Goed en integer De meeste medewerkers zijn meer dan bereid te leren over digitalisering en informatiebeheer. Uit een onderzoek van RDDI bleek dat vooral medewerkers van uitvoeringsorganisaties en inspecties al bezig zijn met informatiebeheer en bij willen leren. Ze geven aan te denken dat ze het best aardig doen. ‘Maar toch valt het nog tegen hoe goed dit ook daadwerkelijk gaat,’ zegt Rutjens. ‘Dat is niet altijd verwijtbaar. Sommige dingen konden mensen ook eerst niet weten, zoals de werking van web- of e-mailarchivering. Maar door de campagne weet iedereen het, en kan iedereen zich er dus ook aan houden.’

‘Het gaat ons er ook niet eens om dat je alles precies zo doet zoals wij het voorschrijven,’ vervolgt Rutjens. ‘Als je een betere manier weet, is dat prima. Het voornaamste doel van ons werk is mensen bewust maken van het grote belang van informatie en het bewaren van het juiste. Er is nog nooit zo veel informatie geweest, maar we gaan er nog niet goed mee om.’

Goed en integer omgaan met informatie en op de juiste wijze bewaren hoort gewoon bij het werk van ambtenaren, benadrukt Rutjens. ‘De overheid moet immers verantwoording af kunnen leggen. Je moet daarom openbaar maken wat afgesproken is dat openbaar beschikbaar moet zijn. Daar zijn natuurlijk ook wetten voor, zoals de Archiefwet, Wet openbaarheid van bestuur of Algemene verordening gegevensbescherming. En als er onduidelijkheden of problemen zijn over de informatiehuishouding, helpen wij daarbij.’

De vijf belangrijkste richtlijnen van InformatieThuishouding

  • Als je telefonisch of via video overlegt, spreek van tevoren af hoe je de verslaglegging regelt en sla het verslag op in het DMS. Gebruik geen netwerkschijven voor opslag.
  • E-mails worden in een aantal gevallen automatisch bewaard. Sla e-mails met belangrijke informatie daarnaast op in het DMS, in het dossier waar ze bij horen.
  • Gebruik WhatsApp en andere berichtenapps binnen het rijk niet voor beleidszaken. Is dat onvermijdelijk, sla de relevante app-berichten dan op in het DMS.
  • Twijfel je of bepaalde informatie bewaard moet blijven? Gooi deze dan niet weg. Zie www.informatiethuishouding.nl voor meer informatie.

Gezicht bij digitalisering De campagne InformatieThuishouding biedt kaders en richtlijnen, maar het is net zo belangrijk dat medewerkers leren van elkaar. ‘Medewerkers zijn gevoelig voor informatie op het intranet en voor wat hun collega’s doen,’ legt Rutjens uit. ‘Daar hebben we op doorgepakt, door die informatie een persoonlijk gezicht te geven.’ Op de website van InformatieThuishouding is daarom een reeks interviews te lezen waarin ambtenaren uitleggen hoe zij hun informatiehuishouding vormgeven, tegen welke problemen ze aanlopen en welke lessen ze mee kunnen geven. Zo benadrukt een beleidsmedewerker bij het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit het belang van videobellen, om de kwaliteit van een vergadering te waarborgen en het contact persoonlijk te houden. Een projectleider bij de directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat benoemt het belang van goede en snelle e-mailarchivering.

‘Door het thuiswerken wordt wel wat extra’s gevraagd van medewerkers,’ constateert Rutjens. ‘De gangbare gedachte is dat slecht omgaan met informatie aan de gebruiksonvriendelijke systemen in organisaties ligt. Of dat dingen opslaan heel veel extra tijd kost. Maar dat zijn mythes, bleek uit ons onderzoek. Ook al zijn systemen zeer gebruiksvriendelijk, toch doen we te weinig aan goed bewaren. Daardoor kost het ambtenaren gemiddeld meer dan een halfuur per dag om informatie te zoeken. Wij proberen oplossingen te vinden met gebruik van ict om het gemakkelijker te maken. Neem je e-mails; die hoef je niet per se allemaal in een DMS te slepen. Bij veel organisaties worden mails automatisch opgeslagen en ook automatisch weggegooid na een bepaalde periode. Daar waar het kan, geven we de voorkeur aan dit soort makkelijke ict-oplossingen.’

Anders en beter Binnen 2 weken na het publiceren van de eerste richtlijnen en kaders van InformatieThuishouding, ondervond DocDirekt (de interne dienstverlener op het gebied van informatiehuishouding voor de rijksoverheid, red.) dat medewerkers substantieel meer informatie opsloegen dan ze deden op kantoor. De coronacrisis heeft wellicht het belang van goed informatiebeheer extra benadrukt, denkt Rutjens. ‘Goed archiveren is hetzelfde als ieder ander onderwerp op de werkvloer. Je moet het er een paar keer met z’n allen over hebben. Vervolgens zie je dat een collega ermee aan de slag gaat, en voor je het weet ben je er zelf ook bewuster mee bezig.’

Digitalisering brengt naast kansen ook uitdagingen mee. ‘Het is een nieuw tijdperk. Vroeger stuurde je een origineel exemplaar naar het archief, eventuele kopieën vernietigde je. Dat is natuurlijk heel anders nu. Je kunt het mensen dan ook niet kwalijk nemen dat het tijd kost om daaraan te wennen,’ vindt Rutjens. ‘Maar dit is wel het ideale moment om het anders te gaan doen, en bovenal, beter.’ ◼

Deel dit artikel