Eenheid in gemeentelijke processen

Simpeler en
goedkoper

Tekst Bas Nieuwenhuijsen

Beeld Aad Goudappel

Samen organiseren, de beweging die meer eenheid in gemeentelijke processen bevordert, heeft een eerste standaardovereenkomst opgeleverd, voor dataverwerking. Dat is beter voor alle betrokken partijen, vindt Constance Boogers, Chief Information Officer van de gemeente Nijmegen en lid van de Taskforce Samen organiseren van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

‘Het is nu een warboel van systemen, applicaties en koppelingen, waardoor fouten ontstaan’

Gemeenten hebben allemaal zo hun eigen manier van omgaan met dienstverlening, werkprocessen en ict. Het zijn historisch gegroeide werkwijzen, maar efficiënt is het niet. Boogers: ‘Vergunningen aanvragen is overal anders geregeld. Dat is voor bijvoorbeeld een bedrijf met meer vestigingen niet handig. Als gemeenten hun kennis en kunde bundelen, kunnen we burgers en bedrijven simpeler en op den duur goedkoper bedienen. Als gemeenten hun dienstverlening, werkprocessen en ict op standaardmanieren regelen, krijgen ze een sterkere positie op de markt. Voor leveranciers is het ook beter als er heldere standaarden zijn. De eerste is er nu: een standaardovereenkomst voor dataverwerking.’ Bij het vaststellen van standaarden speelt de Taskforce Samen organiseren, waar Boogers lid van is, een rol als aanjager. ‘De regierol wordt ondersteund door VNG. Het College van Dienstverleningszaken adviseert en kan standaarden vaststellen en zelfs verbindend verklaren. De afspraken zijn dus niet vrijblijvend.’


‘Binnen Samen organiseren hebben we drie speerpunten,’ vertelt Boogers. ‘Eén daarvan is Common Ground: het moderniseren en harmoniseren van de ict-systemen van de gemeenten. Tweede speerpunt, dat ook met digitalisering te maken heeft, is het ontwikkelen van een digitale identiteit. Voor een goede, betrouwbare en veilige digitale dienstverlening is het noodzakelijk dat een gemeente of een leverancier zeker weet dat jij echt degene bent die je zegt te zijn. Hiervoor hebben we samen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een ID-lab ingericht, waarin we gebruiksvriendelijkheid onderzoeken en bekijken welke criteria bepalend zijn voor een digitale identiteit.’


‘Ons derde speerpunt betreft de standaardisering van dienstverleningsprocessen, bijvoorbeeld op het gebied van publiekszaken en het sociale domein. Paspoorten leveren, uitkeringen verstrekken: dat soort zaken kunnen we veel beter allemaal op dezelfde manier gaan doen. Samen met het werkveld kijken we hoe we dat kunnen organiseren. Hoe meer het standaardprocessen worden, hoe eenvoudiger en beter onze dienstverlening wordt. Maar standaardisatie is niet zo simpel, alleen al omdat er veel partijen bij zijn betrokken: binnen de gemeenten zelf, maar we hebben ook te maken met ketenpartners. We zijn onder meer bezig met de gemeentelijke belastingen, zoals de WOZ. Daarvoor zijn mensen uit het belastingveld zelf een nieuw waarderingsproces aan het opzetten, waardoor de uiteindelijke heffing geobjectiveerd wordt en daardoor minder bezwaren oproept. Dit gebeurt samen met de Waarderingskamer en we verwachten dat dit voor het einde van dit jaar resultaat oplevert.’


‘Als gemeenten hun kennis bundelen, kunnen ze burgers en bedrijven simpeler bedienen’

Op de schop

Common Ground, de vernieuwing van de ict-systemen van alle 355 gemeenten, is een belangrijke schakel binnen Samen organiseren. In de toekomst is digitalisering en automatisering essentieel. ‘Het is een langdurig proces,’ weet Boogers, ‘dat wel tien jaar kan duren. Maar het moet echt, want anders lopen we vast. Het is nu een warboel van systemen, applicaties en koppelingen, waardoor fouten kunnen ontstaan. Het wordt onbeheersbaar. We moeten het simpeler maken en onze klanten de regie op hun eigen data teruggeven, zodat ze makkelijk kunnen zien welke informatie we waarvoor gebruiken. Alleen dan kunnen we een transparante overheid zijn.’


‘Op ict-gebied hanteren we een model met een aantal lagen, waardoor data, dienstverlening en toegang met elkaar kunnen worden verbonden. De data blijven bij de bronhouders. Vanuit die bron, zoals de Basisregistratie Personen bijvoorbeeld, kun je data ophalen, maar je houdt geen kopie daarvan. Nu is dat nog wel het geval, elk domein creëert zo eigen bestanden. Daardoor kunnen er makkelijk fouten insluipen en de klant heeft geen idee meer waar zijn gegevens allemaal zijn opgeslagen en wat ermee gebeurt. Door de klant toegang te bieden, kan hij de regie op zijn eigen data terugkrijgen. Het nieuwe model leidt tot een versimpeling van het gemeentelijke ict-landschap en zal uiteindelijk ook een besparing opleveren. Dat gaat allemaal niet snel, je kunt financieel gezien het beste met veranderingen wachten tot bijvoorbeeld contracten zijn afgelopen.’ Common Ground is onder meer geïnspireerd op de X-Road, de generieke digitale infrastructuur van Estland. ‘Maar Antwerpen en Denemarken zijn ook voorbeelden voor ons. Wij gebruiken de elementen die hier goed toe te passen zijn.’


Van step naar elektrisch rijden

Boogers signaleert meer vraagstukken. ‘Er moet meer tijd en aandacht worden besteed aan mensen die digitaal niet zo vaardig zijn. Het gaat om zo’n 2 miljoen mensen in Nederland, geen kleine groep dus, en die moeten ook allemaal kunnen meedoen. Die mensen moeten we helpen hiermee. Privacy is ook belangrijk. Hoe waarborgen we dat?’


De Taskforce Samen organiseren loopt nu enkele jaren. Boogers maakt een tussenbalans op: ‘Ik maak wel eens een vergelijking met vervoersmiddelen, van een stepje tot een zelfrijdende elektrische auto. Dit jaar willen we de mogelijke toepassingen en opbrengsten laten zien: dit kan je ermee en dit schieten de inwoners ermee op. We zijn dus nog lang niet zo ver dat we onze klanten zo’n elektrische auto kunnen bieden, maar het stadium van een stepje zijn we wel voorbij.’ ◼

Deel dit artikel