SPOTR kijkt mee bij crisisoverleg
Vriendelijke hulp, geen strenge scheidsrechter
Tekst Dave Schut Beeld Hilbert Krane
Het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur heeft een bijzondere pilot opgezet. Bij verschillende crisisberaden is een speciaal daarvoor opgeleide SPOTR (spreek uit: spotter) aanwezig. Margo Stam en Sandra Rijken – beiden zelf SPOTR – doen verslag.
Volgens Margo Stam (r.) en Sandra Rijken brengt alleen al de aanwezigheid van een SPOTR iets teweeg
‘Een SPOTR zorgt dat men zich veilig voelt om tegenspraak te geven’
‘SPOTR staat voor sparren, observeren, tegendenken en reflecteren,’ zegt Margo Stam. ‘Wij zijn onder meer getraind in gesprekstechnieken; hoe je inbreekt en stuurt. Allemaal met als doel om het crisisteam betere beslissingen te laten nemen.’
Ruimte en vrijheid Stam en Rijken woonden onder meer crisisoverleggen bij over voedselveiligheid, droogte en de oorlog in Oekraïne. Een SPOTR zit niet aan tafel, maar op gepaste afstand. Sandra Rijken: ‘We breken alleen in als we denken dat er iets misgaat. Tot die tijd houden we de groepsdynamiek scherp in de gaten. Of er genoeg ruimte en vrijheid is voor de aanwezigen om te zeggen wat ze willen zeggen. Of er misschien denkfouten worden gemaakt, of er vooroordelen meespelen. Ook daarop zijn we getraind. Wij doen als SPOTR zelf zelden aan tegenspraak, maar we zorgen er dus wel voor dat de groep zich veilig voelt om dat te doen – en dat dit serieus wordt genomen.’ Inhoudelijke kennis van het desbetreffende dossier is niet nodig, zegt Stam. ‘Het is misschien zelfs beter om er niet al te veel van te weten. Als je de inhoud kent, ben je eerder geneigd om mee te denken. Dat is niet onze rol. Wel kunnen we bijvoorbeeld vragen of de juiste mensen aan tafel zitten, of alle relevante informatie is verzameld, als we daar twijfels bij hebben.’
Blij met feedback Zelf woonde Stam eens een overleg bij over Oekraïense vluchtelingen. ‘Dat ging om de huisdieren die zij meebrachten naar Nederland, en of die bijvoorbeeld gechipt of gevaccineerd moesten worden. Dit dossier vereiste enorm veel beslissingen in zeer korte tijd. Daardoor was iedereen geneigd om te haasten. Maar ik vroeg me af of alle betrokkenen het nog wel konden volgen, in dat tempo, dus dat heb ik toen met de voorzitter gedeeld. Ze was blij met de feedback.’ Rijken knikt. ‘Sowieso gaat alles in een crisissituatie heel snel. Je komt vrij gemakkelijk in een tunnel terecht. Zeker als je elkaar goed kent, dan kun je zomaar aannemen wat je collega’s ongeveer gaan zeggen. Maar klopt dat wel? Dat moet je altijd checken.’
Veiliger Volgens Rijken hoeft een SPOTR vaak niet eens zoveel te doen. ‘Alleen al de aanwezigheid van een SPOTR brengt iets teweeg. Mensen voelen zich veiliger om iets te zeggen. Door een SPOTR uit te nodigen, laat de voorzitter namelijk al weten open te staan voor tegenspraak.’ Stam herkent dat. ‘Ook merk je dat er strakker aan de procedure wordt gehouden,’ zegt ze. ‘Zeker tijdens een crisis is de afgesproken structuur heilig. Niet te snel handelen, eerst alles afwegen voordat je tot een oordeel komt, is bijvoorbeeld zo’n structuur. Door onze aanwezigheid wordt dat beter in acht genomen.’ Beiden zijn van mening dat een SPOTR ook op andere ministeries een waardevolle toevoeging zou zijn. ‘En niet alleen bij crisisbesluitvorming, maar ook in een andere context,’ aldus Rijken. ‘Elk team zou er iets van kunnen leren.’
Choose your battles Stam benadrukt dat een SPOTR geen strenge scheidsrechter is, maar een vriendelijke hulp. ‘Dat was een belangrijk onderdeel van onze training. De bedoeling is natuurlijk wel dat je je mond opentrekt als het nodig is, maar dat hoeft niet vijandig te gebeuren. Het werkt bijvoorbeeld vaak het beste om gewoon een vraag te stellen.’ Minstens net zo belangrijk, volgens Rijken: choose your battles. ‘Soms zie je heel veel dingen tegelijk misgaan tijdens een vergadering. Dan weet je: ik kan niet alles op tafel gooien, want dan wordt het alleen maar chaotischer. Ik moet nu echt even heel goed nadenken wat het meest waardevolle punt is dat ik kan maken. Ook moet je je altijd afvragen wat het juiste moment is om dat te doen, om te voorkomen dat je de dynamiek onbedoeld verstoort. Het werk van een SPOTR is dus best lastig. Het is een soort Fingerspitzengefühl dat je jezelf moet aanleren. En je moet het gewoon een paar keer gedaan hebben. Ook om het lef te krijgen om zomaar in te breken.’
‘Het is een soort Fingerspitzengefühl dat je jezelf moet aanleren’
Overkoepelend oordeel Het komt weleens voor dat een team zo enthousiast is over de SPOTR dat er wordt doorgevraagd. Rijken: ‘Ik heb ooit meegemaakt dat collega’s vroegen naar mijn overkoepelende oordeel. Hoe ik het team vond functioneren. Hoe ik de dynamiek vond, wat er beter kon. Dat vond ik wel bijzonder.’ Stam heeft weleens voorgesteld om tijd in te ruimen voor dit onderwerp. ‘Dat was tijdens een overleg waarvan ik het gevoel had: dit duurt maar en duurt maar, er wordt juist te weinig besloten. Toen heb ik gevraagd of we een kwartier konden nemen om te analyseren hoe het team functioneerde. De conclusie van dat gesprek was dat ze niet de juiste mensen aan tafel hadden. Dus is er een collega bij gezocht, en dat kwam de dynamiek enorm ten goede.’ De SPOTR zit er dus niet alleen voor een gevoel van veiligheid, maar ook gewoon om overleg efficiënter te maken. Stam: ‘Je zou willen dat de hele overheid de kans krijgt om zichzelf op deze manier te beschouwen.’ Rijken: ‘Iedere voorzitter zou zichzelf dit moeten gunnen, heeft een voorzitter een keer tegen mij gezegd. Ik ga dingen zien die ik eerder niet zag omdat ik zo druk was met de inhoud. Dat vond ik mooi. Niet voor niets hebben we lang over de naam SPOTR nagedacht. Eerst dachten we aan de term tegendenken, maar dat klinkt eigenlijk te negatief. Het gaat niet om het conflict, het gaat erom dat je vanuit een positieve houding een kritische vraag, opmerking of observatie deelt. Zonder daarbij in een conflict terecht te komen. Het is een manier om de hele groep verder te brengen.’ ◼
Deel dit artikel