Het is de kunst van verandering om te laten zien wat die brengt
Organisatieontwikkeling gaat om mensen
Tekst Pieter Verbeek Beeld Hilbert Krane
Organisatieverandering heeft de nodige impact op overheidsmedewerkers en biedt kansen. Bijvoorbeeld om vastgeroeste gewoontes onder de loep te nemen, en nieuwe manier van werken te omarmen. Dat kan spannend zijn, laten de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en de gemeente Vlaardingen zien.
Amber Noordegraaf: ‘Veranderen is ook altijd wel iets verliezen’
‘Vooral voor de oudere garde is het lastiger’
Sinds de Wet Straffen en Beschermen in juli 2021 in werking trad, werkt de DJI aan een grote organisatieontwikkeling. Gedetineerden komen daarbij minder snel vrij en gaan ook minder snel op verlof. Daarnaast worden slachtoffers ervan op de hoogte gebracht als iemand voorwaardelijk vrijkomt. Daar hoort een nieuwe manier van werken en denken bij.
Vakmanschap ‘Doordat we meer kijken naar het gedrag van de gedetineerde en veel strenger oordelen of hij of zij naar buiten mag, verandert er veel voor de medewerkers,’ vertelt Demi, teamleider van het Landelijk Team Detentie & Re-integratie (D&R). D&R ondersteunt de 24 Penitentiaire Inrichtingen (PI) bij het implementeren van nieuwe wet- en regelgeving en de uitvoering van het D&R-proces. ‘Die medewerkers hebben toch een bepaalde relatie, een vertrouwensband, opgebouwd met gedetineerden maar moeten nu vaker slecht nieuws brengen,’ zegt Demi. ‘Bovendien werken we meer met doelen en stappen en dat betekent meer rapporteren. Dat vraagt wat van je, een stuk vakmanschap.’ Daarbij komt de extra uitdaging van personeelstekort. Ook is het steeds lastiger om (jonge) medewerkers voor langere tijd aan de organisatie te binden. Om die reden heeft Demi samen met andere collega’s afgelopen zomer het netwerk Jong DJI opgericht. Waar het om gaat: boeien, binden en behouden.
Optimaliseren Het team van de 28-jarige Demi ziet als eerste de signalen en pijnpunten op de werkvloer, brengt ze in kaart in data en geeft ze door aan het hoofdkantoor. Demi: ‘De wet is met stoom en kokend water ingegaan. N u moeten we samen met het veld kijken hoe we leaner kunnen werken. Hoe kunnen we ons werk en het proces optimaliseren?’ ‘Als Landelijk Team D&R proberen we in het team een mooie mix te houden van enerzijds mensen die echt veldervaring hebben en weten hoe het is om met de voeten in de klei te staan en anderzijds mensen die met een frisse, nieuwsgierige blik naar het proces kijken. Op deze manier blijven we scherp. Hoe kan het proces van binnenkomst bijvoorbeeld verbeteren, de intakes versnellen, zodat een gedetineerde niet steeds hetzelfde verhaal hoeft te vertellen?’
Demi: ‘Een cultuuromslag is de kans om te kijken naar een balans tussen need-to-do en nice-to-do’
Zwaardere criminelen Ook is de samenwerking tussen het team Detentie en Re-Integratie intensiever met het Landelijk Bureau Inlichtingen en Veiligheid. Dat heeft te maken met de verharding die de laatste jaren is opgetreden in de PI’s. Het werk wordt lastiger door toename van fysieke en verbale agressie, vertelt Demi. ‘Veiligheid wordt een steeds belangrijker thema. De zwaardere criminelen die we binnenkrijgen zijn slimmer en manipulatiever, en brengen hun netwerken mee naar binnen. Denk aan georganiseerde misdaad of bendes uit bepaalde regio’s van het land. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat we die uit de detentie houden? We hebben dan ook steeds meer hulp nodig van het Bureau Inlichtingen en Veiligheid. Hoe kunnen we veiligheid en D&R beter verbinden?’ Ze ziet zeker kansen in deze cultuuromslag. ‘Dit is de kans om te kijken naar een balans tussen need-to-do en nice-to-do. De medewerkers zien het nut en noodzaak in om een cultuuromslag te maken naar een andere manier van werken en denken. Er zijn al mooie stappen gezet richting optimalisatie en daar gaan we voorlopig nog mee door.’
Wendbare organisatie Bij de gemeente Vlaardingen hebben de medewerkers ook te maken met een cultuuromslag, maar dan van een andere orde. Vlaardingen bleek, net als vele andere gemeenten, niet voldoende wendbaar te zijn om goed mee te kunnen in wat er in de buitenwereld van de gemeente wordt verwacht. ‘Maar uiteindelijk bestaan alle organisaties uit mensen,’ licht organisatieadviseur en cultureel antropoloog Amber Noordegraaf toe. ‘Een organisatie op zichzelf is niks. Het gaat dus om het ontwikkelen van mensen.’ Noordegraaf: ‘Hoe krijg je de van nature logge organisatie mee, terwijl de buitenwereld steeds sneller gaat? Als eeeste moet je de interne organisatie op orde zien te krijgen. Dat betekent als eerste zorgen dat de werkprocessen goed lopen. Daarnaast moet iedereen meer over de eigen werkgrenzen heen leren kijken. We moeten continu voor ogen houden dat we uiteindelijk allemaal werken voor de stad, we zijn allemaal dienstverleners.’
Spannend Noordegraaf ervaart zelf geen lasten van de organisatieverandering, maar merkt wel dat andere medewerkers het spannend vinden. ‘Het klinkt heel groot en ver weg, en als het dan dichtbij komt wordt het spannend. Wat betekent het dan voor jou?' Vooral voor de oudere garde is dit lastiger, gaat ze verder. ‘Die denkt bij zichzelf: daar gaan we weer. Het hoort bij organisaties dat ze om de zoveel jaar opnieuw kijken of ze nog steeds de goede dingen doen. Als dat dan niet op een goede manier is gebeurd, of als dingen niet volledig zijn afgerond, kan dat een bittere nasmaak geven. Misschien denk ik er over een paar jaar ook zo over als er weer een nieuwe verandering komt.’
Zichtbaar Het is de kunst van verandering dat je laat zien wat die brengt, stelt Noordegraaf. ‘Maak het zichtbaar. Laat zien waarom we het doen. Zodra mensen verandering ervaren en zien en erin geloven, ontstaat er een sneeuwbaleffect. Veranderen is ook altijd wel iets verliezen. Je laat bepaalde gewoontes achter. Dat vinden mensen spannend. We moeten op zoek naar wat normaal is in de organisatie. En hoe langer je zelf in de organisatie rondloopt, hoe meer moeite het kost om dat voor jezelf te vinden.’ Juist jonge nieuwe collega’s zijn geschikt om dit aan de kaak stellen, besluit ze. ‘Zij zijn vaak heel nieuwsgierig. Zij willen weten hoe het zit en willen daadkracht. Helaas schort het daar juist bij overheidsorganisaties nog wel eens aan. ◼
‘We moeten op zoek naar wat normaal is inde organisatie’
Deel dit artikel