­Toegankelijkheid Maar hoe kunnen beter contact en samenwerking de Woo-processen verbeteren? Ter onderbouwing van de werkwijzer heeft het ACOI de Universiteit van Amsterdam (UvA) onderzoek laten doen naar het gemak waarmee een burger informatie kan vinden over het indienen van een Woo-verzoek. Maarten Marx onderzocht met zijn team 109 willekeurig gekozen bestuursorganen. Uit de resultaten bleek dat veel organisaties hun wettelijke plichten naleven, maar dat de mate van toegankelijkheid verschilt. Sommige overheden benoemen een Woo-contactpersoon met naam en gegevens, terwijl andere vooral een formele route bieden. Een aantal bestuursorganen gaat verder en biedt proactieve hulp. Zij wijst bijvoorbeeld op alternatieve manieren om informatie te verkrijgen, zoals inzage in het eigen dossier of een informeel informatieverzoek. Ook komt persoonlijk overleg met de verzoeker steeds vaker voor. Volgens Marx kan dit het proces aanzienlijk versnellen: ‘Via persoonlijk contact wordt de vraag duidelijker, waardoor er sneller en beter antwoord kan worden gegeven.’ Opvallend is dat kleinere bestuursorganen, zoals middelgrote gemeenten, vaker kiezen voor een persoonlijke benadering dan grote ministeries. Dat komt volgens Marx doordat deze organisaties dichter bij de burger staan en meer ruimte ervaren om laagdrempelig te werken. ‘Het is goed om de procedure minder juridisch te maken. Anders kan een Woo-verzoek al snel uitmonden in eindeloos gedoe.’ Een belangrijke aanbeveling uit het onderzoek vormt de basis van de Samen­werkwijzer: het scherp krijgen van de informatiebehoefte aan het begin van het proces. Marx: ‘Een burger die iets wil weten maar ook niet precies weet wat, en zeker niet hoe hij daarachter moet komen, moet je als overheid helpen. Dat kan alleen als je aan het begin van het proces samen die informatiebehoefte scherp krijgt, zodat je veel beter, sneller en goedkoper een antwoord kunt geven.’ Door in gesprek te gaan, kunnen overheid en verzoeker samen bepalen welke informatie relevant is.