Praktische handvatten voor betekenisvolle openbaarmaking
Voorbeelden van ervaringsdeskundigen centraal
Tekst Pieter Verbeek Beeld Hilbert Krane
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) werkt samen met Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) aan beleid voor betekenisvolle openbaarmaking. Daarbij staan niet de beleidsmakers centraal, maar juist de praktijkvoorbeelden van ervaringsdeskundigen. Om die kennis en praktijkervaring systematisch te benutten, buigen vijf werkgroepen zich sinds eind vorig jaar over uiteenlopende onderwerpen die voortkomen uit de invoeringstoets Wet open overheid (Woo).
De kern van het openbaarheidsbeleid is dat informatie niet alleen openbaar wordt gemaakt, maar dat dit ook betekenisvol gebeurt, aldus Rolien van den Raadt (l.) en Sarah Vlootman
‘Betekenisvol openbaar maken vraagt om inbedding in een bredere context’
De kern van het openbaarheidsbeleid is dat informatie niet alleen openbaar wordt gemaakt, maar dat dit ook betekenisvol gebeurt. Een open overheid houdt ook in dat je samenwerkt met anderen, zodat producten betekenisvol worden, Beleidsadviseur Sarah Vlootman (BZK) legt uit: ‘We maken actief openbaar wat de samenleving interessant of belangrijk vindt. Burgers hebben daarnaast het recht een Woo-verzoek te doen, en dat recht is ruim. Het is in dat kader niet aan ons om te bepalen wat betekenisvol is en wat niet. We blijven de vragen vanuit de samenleving beantwoorden. We willen die verzoeken daarnaast zo betekenisvol mogelijk openbaar maken, dat kan bijvoorbeeld door duiding te geven in het besluit, door een tijdlijn mee te geven of informatie te koppelen aan eerder openbaar gemaakte documenten.’ Collega Rolien van den Raadt vult aan: ‘Het gaat erom dat je als overheid niet alleen documenten doorschuift, maar er ook voor zorgt dat de verzoeker er echt iets mee kan. Betekenisvol openbaar maken vraagt dat je de informatie inbedt in een bredere context.’
Vier werkgroepen, vier thema’s Binnen het RDDI-project Openbaarmaking & Informatiehuishouding zijn in opdracht van programma Open Overheid (PROO) werkgroepen met vertegenwoordigers vanuit verschillende overheidsorganisaties opgericht. Zij richten zich op de inspanningsverplichting actieve openbaarmaking, de Woo-contactpersoon, misbruik en oneigenlijk gebruik van de Woo, en het uniforme Woo-proces. Collega’s van Vlootman en Van den Raadt hadden al eerder goede ervaringen opgedaan met het werken met werkgroepen bij het ontwerpen van de werkdefinities voor de verplichte actieve openbaarmaking. ‘Daar zijn toen werkgroepen samengesteld met deelnemers uit allerlei overheidsorganisaties. Dat is erg goed bevallen. Dus toen de invoeringstoets naar de Woo werd gedaan, kregen we het idee om weer werkgroepen in te zetten.’ Elke werkgroep telt tien tot twaalf deelnemers uit een breed spectrum van bestuursorganen: gemeenten, provincies, waterschappen, departementen en de VNG. Ook is bewust gekozen voor variatie in expertise, van juristen tot procesdeskundigen, ervaring en leeftijd. Volgens Vlootman is die mix onmisbaar: ‘Wij zijn beleidsmakers, maar geen uitvoerders. In de werkgroepen zitten de mensen die straks met onze handreikingen en producten moeten werken. Hun praktijkvoorbeelden maken onze producten sterker. Het dwingt ons om steeds te checken of ons beleid aansluit bij de werkelijkheid. In plaats van alleen te praten over hoe die uitvoerders dat mogelijk kunnen gaan doen, of wat ze helpt, is het beter om die mensen aan tafel te hebben. Het houdt ons scherp.’ Een treffend voorbeeld is de Woo-contactpersoon. Van den Raadt: ‘We gingen er aanvankelijk vanuit dat dit een functie zou zijn die veelal door een persoon wordt uitgevoerd. Uit de werkgroep kwam echter meteen de boodschap dat dit vaak een taak is die meerdere medewerkers, naast hun andere werk, vervullen. Dat inzicht helpt om handreikingen te maken die ook echt toepasbaar zijn.’
‘Fijn om een netwerk op te bouwen en kennis uit te wisselen’
Marrit Hofman, bestuurlijk juridisch medewerker en Woo-coördinator bij de gemeente Leeuwarden, nam deel aan de werkgroep Antimisbruik Woo. ‘Toen ik de oproep voorbij zag komen dat het ministerie van BZK deelnemers zocht voor een werkgroep om mee te denken over de toepassing van artikel 4.6 Woo, hoefde ik niet lang na te denken. Ik heb me daar direct voor aangemeld.’ Het samenwerken met collega’s uit het hele land ervoer zij als waardevol: ‘Het is fijn om op deze manier een netwerk op te bouwen en kennis uit te kunnen wisselen. Tegelijkertijd werken we actief aan een actueel probleem: oneigenlijk gebruik van de Woo.’ Als Woo-coördinator ziet Hofman de meerwaarde van openbaarheid, maar wijst zij ook op de keerzijde. ‘Wij ervaren in Leeuwarden dat burgers soms de grens van de wet proberen op te zoeken en zeer veel en zeer omvangrijke verzoeken bij ons indienen. Dit zet niet alleen de uitvoerbaarheid van de Woo onder druk, maar ook andere werkzaamheden. Misbruik van de Woo kan stevig drukken op de gemeentelijke capaciteit. Wij streven allereerst naar transparantie. Tegelijkertijd streven we ook naar een waarborging van adequate dienstverlening voor alle inwoners.’ Artikel 4.6 Woo, de antimisbruikbepaling die bestuursorganen de mogelijkheid geeft om een verzoek buiten behandeling te laten wanneer de Woo oneigenlijk wordt gebruikt, kan volgens haar helpen. Maar de toepasbaarheid is niet eenvoudig. ‘Voor bestuursorganen zou het goed zijn wanneer helder is wanneer ze artikel 4.6 succesvol kunnen inroepen en wanneer niet. Duidelijke kaders en handvatten zorgen voor betere besluiten en efficiënter werken. Het komt de rechtspraktijk ten goede. Burgers krijgen betere besluiten en bestuursorganen kunnen door duidelijke kaders efficiënter werken.’
Van stappenplan tot e-learning De producten die de werkgroepen opleveren lopen uiteen van handreikingen en rolomschrijvingen tot concrete hulpmiddelen zoals een afwegingskader. Zo werkt de werkgroep Inspanningsverplichting bijvoorbeeld aan uitbreiding van de bestaande handreiking Actief openbaar maken doe je zo! En heeft de werkgroep Woo-contactpersoon een rolomschrijving en implementatieadvies uitgewerkt. De werkgroep Antimisbruik werkt aan een handreiking met zowel een juridisch kader als een stappenplan. Dit moet bestuursorganen helpen bij gevallen waarin vermoed wordt dat de verzoeker een ander doel heeft dan het verkrijgen van publieke informatie, of diens verzoek niet ziet op een bestuurlijke aangelegenheid. Daarbij ligt de nadruk op nuance. ‘We willen voorkomen dat iedereen die de Woo verkeerd gebruikt meteen als misbruiker wordt bestempeld,’ zegt Van den Raadt. ‘Soms kan iemand beter geholpen worden door een andere manier van afhandeling, bijvoorbeeld door direct contact met een beleidsmedewerker. Het gaat er dus om dat we bestuursorganen handvatten geven zonder verzoekers onterecht weg te zetten.’
,Open consultatie als sluitstuk Per werkgroep worden in principe vijf sessies georganiseerd. Twee werkgroepen zijn inmiddels afgerond, en de andere twee zitten nog in de afrondende fase. De producten van de werkgroepen worden binnenkort in openbare consultatie gebracht via het KIA-platform (https://kiacommunity.nl/welcome). Daarmee krijgen ook andere belanghebbenden, zoals journalisten, onderzoekers en burgers de kans om mee te denken. Elke werkgroep heeft een duidelijk doel, voor de Woo-contactpersoon, besluit Vlootman: ‘Beleid is voor ons pas geslaagd als iedereen weet waar men terechtkan met een informatieverzoek, of dat nou via een Woo-verzoek is of op een andere manier. En dat er altijd iemand beschikbaar is die luistert en samen met de verzoeker zoekt naar een constructieve oplossing.’ ◼
Deel dit artikel