Duidelijk is al dat AI de manier van werken gaat veranderen. Ondanks alle digitalisering is er nog steeds tamelijk veel uitvoerend kantoorwerk, bijvoorbeeld gegevens in een Excelbestand invoeren, maar ook beleidsdocumenten analyseren en/of schrijven. Dat kan sneller en efficiënter met AI, zeker nu dat met een applicatie als Microsoft Copilot steeds meer onderdeel wordt van de vertrouwde werkomgeving. Frank van der Kuyl, communicatieadviseur bij A&O fonds Gemeenten: ‘Het zal steeds verder gaan. Je kunt AI straks alles op je computer laten doen, je kunt het taken leren. Nu werken we al plaatsonafhankelijk, maar je zit nog steeds aan het toetsenbord en de laptop vast. Het handmatig typen van teksten gaat ouderwets worden, de generaties na ons zullen dat niet meer doen. Binnenkort hoeft het ook niet meer, je geeft AI een opdracht en deze voert deze taak op jouw computer voor je uit.’ Freek Vos, adviseur online en IT bij A&O fonds Gemeenten vult aan: ‘Je zult niet meer zelf formules of formats invoeren, AI kan dat voor je doen. Dat vraagt wel om goed inzicht en kennis om fouten te kunnen zien, al zal AI gaandeweg dingen steeds beter gaan doen en ook zelf abnormaliteiten sneller kunnen signaleren.’

Niets is gratis Het voordeel is dat er zo ruimte ontstaat voor ander werk: meer ruimte voor creativiteit, strategisch nadenken of brainstormen met collega’s. Van der Kuyl: ‘AI geeft ruimte aan wat ik “kletskassakracht” noem, naar analogie van de “kletskassa” in sommige supermarkten. Daar was vroeger geen tijd en ruimte voor, maar nu wel omdat veel andere klanten juist zijn gaan afrekenen met behulp van digitale hulpmiddelen.’ Nog een voorbeeld: je kunt AI de eerste aanzet voor een managementsamenvatting laten maken. ‘Natuurlijk moet je daarna zelf kijken of het in orde is, maar zoiets spaart uren tijd. Uren die je kunt besteden aan ander werk.’ Er zijn kanttekeningen te plaatsen, over privacy en databeheer bijvoorbeeld. Daar zit wat in, maar de zorgen daarover hebben veelal betrekking op de gratis versies van AI-producten. Van der Kuyl: ‘Bedenk: niets is gratis, je betaalt in zo’n geval met jouw data. Andersom geldt: hoe meer geld je uitgeeft aan een abonnement of licentie, hoe beter je een applicatie qua privacy en databeheer kunt inrichten.’ Vos: ‘Met de opslag in de cloud zijn er nu ook al risico’s. Door AI wordt dat niet erger. Wel reëel is dat je met behulp van AI informatie in documenten veel sneller kunt vinden. Om te voorkomen dat onbevoegden dat kunnen doen, moet je zorgen dat je toegangsbeheer op orde is. We moeten daar strenger en zorgvuldiger in worden. Bewaak de poort strenger, bijvoorbeeld door geen tweetraps- maar drietraps-identificatie te eisen, of opnieuw in te loggen voor je een AI-toepassing gebruikt.’