Maak van vakkennis prioriteit

Potentieel van professionals onderbenut

Tekst Paul Iske Beeld Shutterstock

De burger en de professional hebben recht op het optimaal benutten van het belangrijkste bezit dat ze hebben, hun eigen intellectueel kapitaal, hun kennis. In een tijd waarin organisaties moeten vechten om mensen met talent en kennis, kan men het zich simpelweg niet veroorloven om kennis te morsen. (Overheids)organisaties moeten dus alles uit de kast halen en een omgeving creëren waarin het benutten van kennis prioriteit wordt.

‘Wanneer kennis onderbenut is, wordt waarde vernietigd’

Kennis speelt een belangrijke rol bij vrijwel alles wat we ondernemen. In ons privéleven beginnen en onderhouden we relaties, gaan we op vakantie, sporten we, kopen we een huis en doen we nog veel meer dingen waar we kennis voor nodig hebben. Zakelijk is het niet anders, ook in ons werk draait het grotendeels om kennis. We moeten beslissingen nemen over welke activiteiten we beginnen en hoe we die uitvoeren. Kennis is dus de brandstof voor het verrichten van taken waarbij het nemen van beslissingen, creëren van kansen en oplossen van problemen centraal staan. En daar zijn drie zaken voor nodig: Inzichten (ervaringen in het verleden opgedaan, begrip door nadenken), Informatie (gegevens die zodanig bijeen zijn gebracht en worden voorgesteld dat er betekenis aan kan worden toegekend en zodoende onwetendheid, onzekerheid of onbepaaldheid vermindert) en Inspiratie (die ons vertelt waar we heen willen/moeten). Ruwweg zou je kunnen zeggen dat we met kennis verleden, heden en toekomst met elkaar verbinden. Deze drie factoren leveren ons een eenvoudige formule:

K = I3 = I x I x I (Kennis is Inzichten x Informatie x Inspiratie). Informatie (ook wel expliciete kennis genoemd) kan losgemaakt worden van de oorspronkelijke context en via diverse kanalen worden gedeeld, zoals internet, boeken, databases, rapporten, etcetera. Bovenstaande vergelijking maakt echter duidelijk dat een belangrijk deel van kennis bij mensen zelf zit: onze ervaringen zijn een belangrijke bron voor de inzichten en de inspiratie om iets te doen of een keuze te maken. Sommige werkzaamheden doen we alleen, maar in complexe onderwerpen moeten we heel vaak samenwerken om een gemeenschappelijk resultaat te bereiken. In dat geval gaat het niet alleen om de individuele kennis, maar ook om collectieve kennis.

Smurfs Kunt u een schatting geven van het percentage van uw kennis (inzichten, informatie, ideeën) dat u in uw dagelijkse activiteiten gebruikt? Dat was de vraag die werd voorgelegd aan een brede verzameling Nederlanders door middel van een online survey, waarop 930 mensen geantwoord hebben. Uiteraard gaat het hierbij om kennis die men redelijkerwijs zou kunnen toepassen in de werkomgeving. Het feit dat ik zeer veel verstand heb van smurfen en zelfs de grammatica van het Smurfs ken (zo is het bijvoorbeeld smurfentrekker in het Noord-Smurfs en kurkensmurfer in het Zuid-Smurfs), zou ik niet laten meewegen in het schatten van het percentage van mijn benutte kennis. Het antwoord dat iemand op deze vraag geeft, is uiteraard een vorm van self-­assessment en in principe niet gebaseerd op een (volledig) begrip van de wijze waarop de kennis gekwantificeerd wordt. De uitkomst geeft echter wel enigszins aan in hoeverre men van mening is dat meer met de beschikbare kennis gedaan zou kunnen worden. De resultaten zijn weergegeven in onderstaande figuur.

Kunt u een schatting geven van het percentage (X-as) van uw kennis (inzichten, informatie, ideeën) dat u in uw dagelijkse activiteiten gebruikt? (Y-as, N=930)

Uit dit onderzoekje naar de benutting van het “persoonlijke intellectueel kapitaal” van mensen in de organisatie, concludeerden we dat de benutting naar eigen zeggen net onder de 60 procent lag. Daar lijkt ruimte voor verbetering. Wanneer professionals aangeven dat hun kennis onderbenut is, dan kun je stellen dat waarde wordt vernietigd, of beter: het potentieel wordt niet benut. Aangezien de overheid grotendeels wordt bemenst door professionals, is het dus van groot belang een omgeving te creëren waarin hun kennis optimaal wordt benut. Echter, met name in de uitvoering van beleid, wordt veel kennis opgedaan die om uiteenlopende redenen niet teruggevoerd wordt naar de ontwikkeling van beleid! En dus gaat waarde van kennis verloren. Tijd voor actie! Maar waar te beginnen?

‘De echte waarde van kennis ligt dus in het potentieel ervan’

Kennispotentieel Kennis kan natuurlijk alleen tot waarde komen wanneer die wordt toegepast. De echte waarde van kennis ligt dus in het potentieel ervan, dat op zijn beurt afhankelijk is van de context waarin die kennis wordt gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het proces dat gepaard gaat met de overname van een bedrijf. Een belangrijke fase is de waardering van het doelwit om tot een eerlijke prijs te komen. Het doelwit kan kennis hebben die complementair is aan die van de kopende partij en dus van strategisch belang. In dit geval heeft de kennis een hoge waarde, die tot uiting zal komen in de overnameprijs. Maar als de kennis al aanwezig is in de organisatie van de overnemende partij, of van geen strategisch belang is, heeft dezelfde kennis weinig of geen waarde. Dit voorbeeld toont aan dat de waarde van kennis contextafhankelijk is. De waarde van kennis is dus geen intrinsieke eigenschap, maar hangt af van de omstandigheden. Kennis heeft dus geen waarde op zich, maar eerder een potentieel. In plaats van spreken over de waarde van kennis, moeten we ons dus richten op het waarderen en het benutten van kennispotentieel.

Weerstanden Hoe kan het kennispotentieel worden benut? Daarbij is een aantal factoren van belang. De kennis die in een omgeving aanwezig is moet in bruikbare vorm in de toepassingsomgeving komen en daar dan ook worden toegepast. Daarvoor is het nodig dat er een verbinding wordt gemaakt tussen de omgeving waar de kennis zit en die waar de kennis kan worden gebruikt. In het geval van de professional moet het dus bekend zijn welke kennis een professional heeft of welke professional bepaalde kennis heeft. Dan moet er ook bereidheid zijn bij de professional om die kennis te delen, maar ook moet er aan de ontvangende kant de wil zijn om die kennis te zoeken en te gebruiken. De kennis moet als het ware stromen van de professional naar de omgeving waar deze gebruikt kan worden, alvorens ook daadwerkelijk ingezet te worden. Maar in dit proces kunnen diverse weerstanden optreden. Zo kan het heel lastig zijn om te weten waar je kennis relevant zou kunnen zijn. Ook is het mogelijk dat op basis van het organisatiemodel de kennis van de professional niet gebruikt kan worden, bijvoorbeeld omdat er Chinese walls zijn die verhinderen dat kennis tussen verschillende organisatieonderdelen gedeeld wordt. Ook kan de organisatiecultuur een rol spelen, zoals het bekende not invented here-syndrom, of spelen hiërarchische obstakels een rol. Ik heb zelf meegemaakt in een discussie binnen een overheidsorganisatie dat een deskundige niet zomaar naar een staatssecretaris kon stappen, omdat hij dan een aantal lagen in de organisatie zou passeren en dat zou hem niet in dank worden afgenomen.

‘Professionals zullen altijd het maximale uit hun potentieel willen halen’

Zichtbaar maken Waarde van kennis, en dus eigenlijk ook van de professional, voor de organisatie kan vergroot worden door deze zichtbaar te maken, te verbinden met de plek waar deze toegepast kan worden en dan ook daadwerkelijk toe te passen. Het verhaal is mooi in een formule weer te geven, waarin alle factoren staan die relevant zijn voor het realiseren van het potentieel.

Hier staat dat de potentiële waarde VP van kennis in een omgeving W (bijvoorbeeld het hoofd van een professional) gelijk is aan de som over alle contexten G waarin die kennis kan worden toegepast van de kans p dat de kennis wordt geassocieerd met de toepassing, de kans dat de kennis daar ook belandt en de kans a dat deze wordt toegepast, vermenigvuldigd met de waarde die de kennis in die context heeft.

Tijd en middelen En nu kunnen we aan de slag: de kennis kan alleen worden geassocieerd met de toepassing als de professional bekend is met andere plekken waar zijn of haar kennis gebruikt kan worden of omgekeerd, wanneer men elders de professional en de kennis kent. Daarvoor is wederzijdse belangstelling vereist, maar ook moet het organisatorisch mogelijk zijn dat men over de grenzen van de eigen silo kan en mag kijken. Ook andere obstakels, zoals fysieke afstand en taalverschillen kunnen hierbij een hinderende rol spelen. De kennis kan alleen naar nieuwe toepassingen stromen, wanneer daar tijd en middelen voor zijn. Dat kunnen technische middelen zijn, maar ook projecten en processen waarin samenwerking wordt gestimuleerd, informele netwerken, seminars, uitnodigende fysieke werk­omgevingen waar men elkaar kan tegenkomen, etcetera. Ten slotte moet de kennis worden toegepast en daarvoor moet men de kennis kunnen begrijpen, maar ook vertrouwen in en respect en waardering hebben voor de afzender van de kennis, ook wanneer we liever een andere waarheid hadden gezien of gehoord. Wanneer er alleen interesse is voor de kennis die gewenst is of louter bevestigend, worden afwijkende inzichten niet benut.

Intellectueel kapitaal De burger en de professional hebben recht op het optimaal benutten van het belangrijkste bezit dat ze hebben, hun eigen intellectueel kapitaal, hun kennis. In een tijd waarin organisaties moeten vechten om mensen met talent en kennis, kan men het zich simpelweg niet veroorloven om kennis te morsen. Professionals zullen altijd het maximale uit hun potentieel willen halen en lukt dat niet bij de ene organisatie, dan is er vaak wel een andere waar het wellicht wel lukt. (Overheids)organisaties moeten dus alles uit de kast halen en een omgeving creëren waarin het benutten van kennis uit theorie en praktijk prioriteit wordt en dat vereist inspanning, een geschikte organisatie, maar ook de wil en de moed om vastgeroeste patronen te doorbreken. Geef de professional een stem! ◼

Deel dit artikel